Częste pytania o Serwis Pro

Tak. Elektroniczny protokół serwisowy w Serwis Pro powstaje w telefonie technika z checklisty i pól pomiarowych, klient podpisuje go palcem na ekranie, a aplikacja generuje PDF z sumą kontrolną SHA-256, wysyła klientowi link mailem i pokazuje dokument w portalu klienta. Protokół działa także bez zasięgu i synchronizuje się po powrocie sieci.

Tak. Podpis na ekranie to zwykły podpis elektroniczny w rozumieniu rozporządzenia eIDAS, a protokół serwisowy spełnia formę dokumentową z Kodeksu cywilnego, bo nie wymaga formy pisemnej. Serwis Pro zapisuje razem z podpisem nazwisko i stanowisko podpisującego, datę i godzinę, dane technika i urządzenia oraz sumę kontrolną PDF, co decyduje o wartości dowodowej.

Nie — i to jest punkt wyjścia całego wdrożenia. Najpierw poznajemy, jak Twoja firma naprawdę działa: jak przyjmuje zgłoszenia, jak planuje pracę, jak rozlicza wizyty. Dopiero potem konfigurujemy system pod ten obieg. Jeśli w trakcie analizy widzimy miejsce, które da się uprościć, mówimy o tym wprost — ale decyzja zawsze należy do Ciebie.

Jedno i drugie. Podstawą jest sprawdzony system: zlecenia, grafik, aplikacja technika, protokoły, faktury z KSeF, magazyn, portal klienta. Nie budujemy go dla każdej firmy od zera — dopasowujemy konfigurację, dokumenty, automatyzacje i integracje do procesów konkretnej firmy, a tam gdzie to uzgodnimy, dodajemy indywidualne rozszerzenia.

Między innymi: typy zleceń i statusy, protokoły i checklisty, role i zakresy dostępu, cenniki i sposób rozliczania dojazdów oraz robocizny, wygląd dokumentów, automatyzacje i powiadomienia, integracje przez API, zakres portalu klienta i aplikacji technika oraz import danych z obecnych narzędzi. Zakres wybieramy po analizie procesów — nie musisz wdrażać funkcji, których Twoja firma nie potrzebuje.

Od bezpłatnej diagnozy procesów. Wypełniasz krótki formularz o tym, jak dziś działa firma, a my wracamy z propozycją terminu rozmowy. Na spotkaniu przechodzimy przez drogę zlecenia od zgłoszenia do rozliczenia i wskazujemy, gdzie firma traci czas. Dopiero po tej rozmowie powstaje projekt wdrożenia i jego wycena.

To zależy od wielkości firmy, liczby procesów i ilości danych do przeniesienia. Mała firma z kilkoma technikami i kartoteką w arkuszu rusza szybciej niż zespół kilkunastoosobowy z historią z kilku lat i integracjami. Realny harmonogram podajemy po diagnozie procesów — wtedy wiemy, co faktycznie trzeba skonfigurować i zmigrować.

Ustalony w umowie zakres: infrastrukturę, na której działa system, kopie zapasowe, aktualizacje, wsparcie dla biura i techników, monitoring działania, bezpieczeństwo, utrzymanie integracji oraz drobne zmiany konfiguracyjne. Dalszy rozwój — nowe moduły czy integracje — uzgadniamy osobno, gdy pojawia się potrzeba.

Tak, jeśli da się je wyeksportować — najczęściej przenosimy klientów, lokalizacje, urządzenia z numerami seryjnymi i historię przeglądów z arkuszy albo z poprzedniego systemu. Przed importem dane porządkujemy i pokazujemy próbkę do sprawdzenia, żeby błędy nie rozeszły się po całej bazie.

Tak. System ma publiczne API i webhooki, więc możemy spiąć go z formularzem na Twojej stronie, monitoringiem urządzeń, programem księgowym albo innym narzędziem, z którego spływają zgłoszenia. Zakres integracji ustalamy przy projekcie wdrożenia.

Tak, i traktujemy to jako najważniejszą część wdrożenia. Technik uczy się na własnym telefonie, na prawdziwym zleceniu — od listy wizyt po podpis klienta na protokole. Szkolenie biura, techników i właściciela prowadzimy osobno, bo to trzy różne role i trzy różne ekrany.

Tak, wiele firm tak zaczyna — na przykład od samych zleceń i protokołów, zostawiając faktury w dotychczasowym programie. Po okrzepnięciu pierwszego procesu dokładamy kolejne. System nie wymaga przeniesienia wszystkiego naraz.

Wycena składa się z dwóch części: jednorazowej wyceny projektu wdrożenia oraz stałej miesięcznej opłaty za utrzymanie. Nie podajemy cen przed poznaniem firmy, bo na zakres wpływają liczba użytkowników, liczba procesów, migracja danych, dokumenty, automatyzacje i integracje. Diagnoza procesów, od której zaczynamy, jest bezpłatna.

To system operacyjny dla firm serwisowych, wdrażany pod procesy konkretnej firmy: przyjmowanie zgłoszeń, planowanie na tablicy dyspozytorskiej, praca technika z telefonu, protokoły z podpisem, faktury z wysyłką do KSeF i portal klienta. Wszystko po polsku i pod polskie realia.

Tak, w aplikacji technika. Zlecenia na dziś i jutro razem z szablonami protokołów pobierają się z góry, więc bez zasięgu działa zmiana statusu, licznik czasu, dodawanie zdjęć i materiałów oraz cały protokół z podpisem klienta. Wpisy czekają w kolejce i wysyłają się same po powrocie sieci. Moduł biurowy wymaga połączenia.

Tak. Faktury VAT, proformy i korekty powstają z danych zlecenia, a wysyłka do KSeF działa na oficjalnym API w strukturze FA(3) razem z pobraniem UPO. Wystarczy raz wgrać token z Aplikacji Podatnika w ustawieniach.

Tak, w portalu klienta. Loguje się kodem z e-maila — bez zakładania konta i wymyślania hasła. Widzi statusy wizyt, swoje urządzenia, protokoły, oferty do akceptacji i faktury do pobrania, a usterkę zgłasza wprost z portalu.

Tak. Formularz wysyła zgłoszenie do Serwis Pro, a system zakłada z niego klienta, lokalizację, urządzenie i zlecenie — nikt niczego nie przepisuje. Jeśli technikom przypisane są rejony kodów pocztowych, zgłoszenie od razu trafia do właściwej osoby, a pozostałe czekają w poczekalni biura.

Tak — system ma tryb jednoosobowy. Znikają wtedy ekrany dla zespołu (tablica dyspozytorska, przydzielanie pracy), a zostaje „Mój dzień” i „Mój kalendarz”: na telefonie pracujesz jak technik, na komputerze prowadzisz klientów, oferty, faktury i magazyn. Gdy zatrudnisz pierwszą osobę, system proponuje przejście na tryb zespołowy.

Tak. Aplikacja technika jest zaprojektowana pod telefon, a widoki biurowe działają na telefonie i tablecie. Nie trzeba niczego instalować ze sklepu — wystarczy otworzyć stronę i dodać ją do ekranu głównego.

Dane trzymamy na serwerze w Unii Europejskiej, połączenie jest szyfrowane, a dostęp do danych firmy mają wyłącznie jej użytkownicy — rozdzielenie jest wymuszone na poziomie bazy danych, nie tylko w interfejsie. Na życzenie podpisujemy umowę powierzenia przetwarzania.

Tylko wtedy, gdy sam na to pozwolisz. Wsparcie prosi o wgląd z podaniem powodu, a właściciel firmy wybiera okno czasowe — 1, 8 albo 24 godziny — i może je odwołać w każdej chwili. Przez cały czas podglądu widzisz u siebie pasek informacyjny, a w historii konta zostaje zapis, kto i kiedy zaglądał. Wgląd jest wyłącznie do odczytu.

Blokujesz mu konto z panelu zespołu. Odcięcie działa natychmiast i na poziomie bazy danych — nie pomoże nawet token zapisany wcześniej w telefonie — a system pokazuje jego otwarte zlecenia i pozwala przekazać je innej osobie. Historia pracy zostaje przy zleceniach, więc rozliczenia się nie rozjeżdżają.

Tak. Do umowy wpinasz urządzenia klienta z interwałem przeglądu, a system sam zakłada zlecenia przeglądowe i przesuwa termin kolejnego. Dla każdego priorytetu ustalasz czas reakcji — przy zbliżaniu się do granicy przychodzi ostrzeżenie, a przekroczenie zostaje odnotowane. W wybranym dniu miesiąca powstaje szkic faktury abonamentowej.

Tak. Przy każdej osobie zapisujesz uprawnienia SEP, UDT, F-gazy czy autoryzacje producenta wraz z datą ważności. Na 60 i 30 dni przed wygaśnięciem przychodzi przypomnienie, także do samego pracownika. Możesz też ustawić regułę, przy której zlecenie danego typu nie trafi do osoby bez wymaganych kwalifikacji.

Tak, zestawienia zleceń, faktur i raportów pobierzesz do XLSX w każdej chwili. Dane firmy pozostają dostępne do odczytu i eksportu także po zakończeniu współpracy — blokowane jest wyłącznie dopisywanie nowych.

ERP zakłada miesiące konfiguracji i budżet, którego mała firma instalacyjna nie ma. Serwis Pro robi jedną rzecz: prowadzi zlecenie od zgłoszenia do zapłaconej faktury — a wdrożenie dopasowujemy do tempa firmy, w której właściciel często sam jeździ w teren.