Umowy serwisowe, które pilnują się same
Podpisana umowa serwisowa zwykle ląduje w segregatorze, a przeglądy i tak pilnuje ktoś w kalendarzu. Tutaj umowa pracuje: zakłada zlecenia przeglądowe, liczy czas reakcji na zgłoszenia i przypomina o odnowieniu, zanim wygaśnie.
Problem
Stały klient ma w umowie dwa przeglądy w roku. Pamięta o nich tylko wtedy, gdy coś przestanie działać, a wtedy pretensje idą do wykonawcy.
Co robi system
Umowa zna swoje cykle, czasy reakcji i zakres. System zakłada przeglądy z wyprzedzeniem, przypisuje je do technika z terenu, liczy termin reakcji według priorytetu i wystawia faktury abonamentowe. O kończącej się umowie przypomina przed terminem.
Efekt
Przegląd z umowy pojawia się w grafiku, zanim klient o nim pomyśli. Rozliczenie zgadza się z zapisami umowy, bo bierze je z tego samego miejsca.
Przeglądy z harmonogramu, bez pilnowania
Do umowy wpinasz urządzenia klienta i ustalasz, co ile miesięcy mają być przeglądane oraz kiedy wypada pierwszy termin. Dalej system tworzy zlecenia przeglądowe sam, z wyprzedzeniem, które sam ustalasz — i przesuwa termin kolejnego przeglądu po każdym wykonanym.
Zlecenia z umowy są oznaczone klasą rozliczeniową, więc od razu widać, co wchodzi w abonament, co jest pracą dodatkową, a co idzie na gwarancję producenta. To rozróżnienie kończy dyskusje przy fakturze.
Czas reakcji liczony, a nie deklarowany
Dla każdego priorytetu ustalasz czas reakcji w minutach. Zlecenie od klienta objętego umową dostaje wtedy własny termin reakcji, a system pilnuje go bez udziału dyspozytora: przy zbliżaniu się do granicy wysyła ostrzeżenie do właściciela i dyspozytora, a po przekroczeniu — informację o naruszeniu.
Powiadomienie przychodzi w aplikacji i jako push na telefon, więc trafia do kogoś także poza biurem. Każde ostrzeżenie wysyłane jest raz, żeby nie zamieniło się w szum, który wszyscy ignorują.
Abonament rozliczany co miesiąc
Umowa ma stawkę miesięczną i wybrany dzień rozliczenia. W tym dniu system przygotowuje fakturę abonamentową jako szkic i informuje właściciela oraz księgowość — dokument czeka na sprawdzenie i wystawienie, zamiast wychodzić do klienta bez kontroli.
Na sześćdziesiąt i trzydzieści dni przed datą odnowienia przychodzi przypomnienie. To wystarczający zapas, żeby porozmawiać o warunkach na kolejny rok, zanim umowa cicho wygaśnie.
Czego umowa nie zrobi
System nie generuje treści umowy ani nie przechowuje jej skanu — to rejestr warunków i harmonogramu, a nie repozytorium dokumentów prawnych. Nie ma też podpisu elektronicznego umowy.
Faktura abonamentowa powstaje jako szkic z podstawową stawką podatku; nietypowe rozliczenia poprawia się przed wystawieniem. Zlecenia przeglądowe generują się wyłącznie z umów w stanie aktywnym.
Możliwości w tym module
- Urządzenia w umowie
- Każde z własnym interwałem przeglądu i datą pierwszego terminu.
- Automatyczne przeglądy
- Zlecenia powstają z wyprzedzeniem, a termin kolejnego przesuwa się sam.
- Czas reakcji per priorytet
- Osobne wartości dla zgłoszeń krytycznych, wysokich, normalnych i niskich.
- Ostrzeżenie przed naruszeniem
- Sygnał, zanim termin minie, i informacja o przekroczeniu — w aplikacji i push.
- Faktura abonamentowa
- Szkic w wybranym dniu miesiąca, z powiadomieniem do księgowości.
- Przypomnienie o odnowieniu
- Sygnał na 60 i 30 dni przed końcem umowy — czas na rozmowę o warunkach.
Częste pytania
Czy system sam założy zlecenia przeglądowe z umowy?
Tak. Dla każdego urządzenia w umowie ustalasz interwał i pierwszy termin, a system tworzy zlecenia z zadanym wyprzedzeniem i przesuwa datę kolejnego przeglądu po wykonaniu.
Jak działa pilnowanie czasu reakcji?
Zgłoszenie od klienta z umową dostaje termin reakcji wynikający z priorytetu. System ostrzega, gdy termin się zbliża, i odnotowuje przekroczenie — powiadomienie idzie do właściciela i dyspozytora, także jako push.
Czy faktury abonamentowe wystawiają się automatycznie?
System przygotowuje je jako szkic w wybranym dniu miesiąca i powiadamia księgowość. Wystawienie i wysyłka pozostają decyzją człowieka — celowo, żeby nietypowe miesiące nie poszły do klienta bez sprawdzenia.
Czy w systemie podpiszę umowę z klientem?
Nie. To rejestr warunków, harmonogramu i rozliczeń — treść umowy i jej podpisanie odbywają się poza systemem.
Czy widać, co wchodzi w abonament, a co jest płatne dodatkowo?
Tak, każde zlecenie ma klasę rozliczeniową: umowa, praca dodatkowa, gwarancja producenta albo zlecenie płatne. Widać to na zleceniu i przy rozliczeniu.
Chcesz uporządkować cały proces, a nie tylko ten jeden element?
Zaczynamy od bezpłatnej diagnozy: przechodzimy przez drogę zlecenia w Twojej firmie i pokazujemy, gdzie ucieka czas. Dopiero potem rozmawiamy o systemie.
Diagnoza jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.
albo po prostu zostaw namiar