16 obszarów, które składają się na drogę zlecenia od zgłoszenia do zapłaconej faktury — razem z pracą bez zasięgu, umowami serwisowymi i raportami. Każdy opisujemy tak samo: jaki problem rozwiązuje, co robi system i co z tego wynika w pracy.
Cały dzień firmy na jednym ekranie: technicy w kolumnach, godziny obok siebie, wizyty w oknach wynikających z dostępności każdej osoby. Tak wygląda praca dyspozytora, gdy grafik przestaje być arkuszem i przestaje kłamać.
Kto pojedzie do klienta, nie powinno zależeć od tego, kto pierwszy odbierze telefon. System najpierw sprawdza, czy dana osoba w ogóle obsługuje ten teren, a potem liczy, ile ma do tego adresu z miejsca, w którym będzie w tym momencie dnia.
Jedno miejsce, w którym żyje całe zlecenie: od zgłoszenia, przez pracę technika, po protokół i fakturę. Trzy widoki tych samych danych — wybierasz ten, który pasuje do zadania.
Zgłoszenia spływają telefonem, mailem i Messengerem, a ktoś w biurze przepisuje je do systemu — i tam giną te, których nie zdążył przepisać. Serwis Pro przyjmuje je czterema drogami, a każda kończy się gotowym zleceniem w puli.
Cyfrowy protokół powstaje w trakcie wizyty: technik wypełnia go w telefonie, klient podpisuje palcem na ekranie, a dokument PDF z sumą kontrolną jest w biurze, na linku dla klienta i w jego portalu w tej samej minucie. Bez papieru, bez przepisywania, bez czekania na powrót ekipy.
Miejsce, do którego wracasz po roku i w minutę wiesz, co u tego klienta było robione, jakie urządzenie tam stoi i kiedy wypada następny przegląd.
Wycena, którą klient przyjmuje jednym kliknięciem — a Ty od razu masz z niej zlecenie w grafiku. Bez PDF-ów krążących mailem i bez przepisywania pozycji.
Faktura powstaje z danych wykonanego zlecenia i stąd idzie prosto do Krajowego Systemu e-Faktur. Bez eksportów, bez przeklejania do osobnego programu.
Części, ceny i sprzęt liczone tam, gdzie powstaje koszt — na zleceniu. Bez osobnego arkusza i bez zgadywania, co technik ma w aucie.
Powtarzalne czynności robi system, a dane wychodzą tam, gdzie ich potrzebujesz — do skrzynki klienta, do Twojej strony albo do własnego narzędzia.
Miernik wart kilka tysięcy krąży między technikami, a nikt nie wie, u kogo jest od marca. Serwis Pro prowadzi ewidencję sprzętu i pojazdów: każde przekazanie zapisuje się samo, a terminy legalizacji, OC i przeglądów widać, zanim staną się problemem.
Ile czasu ekipa realnie pracuje, a ile jeździ? Które oferty się rozmywają? Kto zalega z płatnościami i od ilu dni? Zamiast zestawiać to w arkuszu, wybierasz zakres dat i pobierasz gotowy raport w XLSX albo PDF.
Najtrudniejsza część fakturowania zaczyna się po wystawieniu dokumentu. Moduł finansów pokazuje, ile wystawiłeś, ile faktycznie wpłynęło i kto zalega — a przypomnienie do dłużnika wysyłasz jednym kliknięciem, z gotowego szablonu.
Kotłownia w piwnicy, hala z blachy, wieś bez zasięgu — tam gdzie aplikacja przestaje działać, kończy się cyfrowy obieg dokumentów. U nas technik pracuje dalej: wszystko zapisuje się w telefonie i samo wysyła, gdy wróci sieć.
Podpisana umowa serwisowa zwykle ląduje w segregatorze, a przeglądy i tak pilnuje ktoś w kalendarzu. Tutaj umowa pracuje: zakłada zlecenia przeglądowe, liczy czas reakcji na zgłoszenia i przypomina o odnowieniu, zanim wygaśnie.
Uprawnienia SEP, F-gazy czy UDT mają daty ważności, o których przypomina zwykle kontrola albo klient proszący o dokument. System prowadzi ich rejestr, ostrzega z wyprzedzeniem i pilnuje, żeby zlecenie nie trafiło do osoby bez wymaganych kwalifikacji.
Plan dnia, nawigacja, statusy, zdjęcia, materiały i protokół z podpisem — wszystko na telefonie, bez instalowania czegokolwiek ze sklepu.
Zobacz aplikację dla technikaKlient loguje się kodem z e-maila i sam sprawdza statusy zleceń, protokoły, oferty do akceptacji i faktury do pobrania.
Zobacz portal klientaTak. Elektroniczny protokół w Serwis Pro technik wypełnia w telefonie z checklisty i pól pomiarowych, klient podpisuje palcem na ekranie, a aplikacja generuje PDF z sumą kontrolną SHA-256, wysyła klientowi link mailem i pokazuje dokument w portalu klienta. Działa też bez zasięgu — protokół wysyła się po powrocie sieci.
Tak. Podpis na ekranie jest zwykłym podpisem elektronicznym w rozumieniu rozporządzenia eIDAS, któremu nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu tylko dlatego, że jest elektroniczny; protokół serwisowy spełnia formę dokumentową z Kodeksu cywilnego. Serwis Pro zapisuje przy podpisie nazwisko i stanowisko podpisującego, znacznik czasu i sumę kontrolną PDF.
Tak. Serwis Pro to polski system FSM (Field Service Management), czyli oprogramowanie do zarządzania serwisem i pracownikami w terenie: zlecenia, grafik, aplikacja technika z trybem offline, protokoły z podpisem klienta i rozliczenia. W odróżnieniu od zagranicznych systemów FSM jest wdrażany pod procesy konkretnej firmy i obsługuje polskie wymogi, między innymi faktury w KSeF.
Serwis Pro obejmuje piętnaście obszarów pracy firmy serwisowej: zlecenia i grafik, przyjmowanie zgłoszeń z formularza i z urządzeń, aplikację technika z trybem offline, protokoły z podpisem klienta, kartotekę klientów i urządzeń, oferty i wyceny, faktury z KSeF, magazyn i cennik, ewidencję narzędzi i floty, raporty, finanse i windykację, umowy serwisowe z SLA, ewidencję uprawnień, portal klienta oraz automatyzacje i API.
Tak. Serwis Pro wystawia faktury bezpośrednio ze zlecenia lub z zaakceptowanej oferty i wysyła je do KSeF, więc nie trzeba przepisywać danych do osobnego programu. Pilnuje też płatności: pokazuje należności po terminie i wysyła wezwania do zapłaty.
Nie. Aplikacja technika w Serwis Pro działa offline — zlecenie, protokół, zdjęcia i podpis klienta zapisują się na urządzeniu i wysyłają automatycznie po odzyskaniu zasięgu. Zaprojektowano to pod kotłownie, piwnice i hale, gdzie zasięgu zwykle nie ma.
Tak. Serwis Pro udostępnia publiczne API, webhooki i automatyzacje wewnętrzne. Pozwalają wpiąć system w istniejące narzędzia firmy, na przykład przekazywać zlecenia z formularza na stronie albo wysyłać dane do księgowości. Integracje przygotowujemy w ramach wdrożenia.
Czterema drogami: biuro zakłada zlecenie ręcznie, klient zgłasza usterkę w portalu klienta, formularz na stronie firmy wysyła zgłoszenie wprost do systemu, a alarm z urządzenia lub monitoringu może zakładać zlecenie przez API. Przy włączonym przydziale po kodzie pocztowym zgłoszenie od razu dostaje technika z danego rejonu; pozostałe czekają w poczekalni biura.
Tak. Serwis Pro ma tryb jednoosobowy: zamiast tablicy dyspozytorskiej i przydzielania pracy zostaje „Mój dzień” i „Mój kalendarz”, na telefonie pracuje się jak technik, a na komputerze prowadzi klientów, oferty, faktury i magazyn. Nowe zlecenie przypisuje się właścicielowi automatycznie, a po zatrudnieniu pierwszej osoby system proponuje przejście na tryb zespołowy.
CRM prowadzi sprzedaż i kontakty, a system serwisowy prowadzi robotę w terenie: przydziela zlecenia technikom, pilnuje terminów przeglądów, zbiera protokoły z podpisem i rozlicza części z magazynu. Serwis Pro obejmuje oba obszary, ale punktem wyjścia jest zlecenie, nie szansa sprzedaży.
Zaczynamy od bezpłatnej diagnozy: przechodzimy przez drogę zlecenia w Twojej firmie i pokazujemy, gdzie ucieka czas. Dopiero potem rozmawiamy o systemie.
Diagnoza jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.