Zaznacz przeglądy, które dotyczą Twojego budynku, wpisz daty ich ostatniego wykonania i rok planu — a przygotujemy harmonogram przeglądów budynku z terminami, oznaczeniem pozycji zaległych i miejscem na podpis zarządcy.
Wygenerowany PDF składa się z trzech części. Pierwsza opisuje zarządcę i budynek: adres, rodzaj obiektu i opcjonalnie powierzchnię użytkową. Druga to właściwa tabela harmonogramu — dla każdej zaznaczonej pozycji podajemy datę ostatniego przeglądu, wyliczony termin następnego oraz uwagę: czy termin wypada w roku planu, czy już minął (pozycja zaległa), czy dopiero w kolejnych latach. Trzecia część wskazuje osobę odpowiedzialną za realizację i zostawia miejsce na datę oraz podpis zarządcy.
Terminy liczymy prosto i przejrzyście: pozycje roczne otrzymują termin 12 miesięcy po ostatnim wykonaniu, pozycje pięcioletnie — 60 miesięcy. Dzięki temu od razu widać, które przeglądy trzeba zakontraktować w pierwszej kolejności, a które mogą poczekać. Dokument nadaje się jako załącznik do planu pracy zarządcy albo materiał na zebranie wspólnoty.
Narzędzie przyda się zarządcom i administratorom nieruchomości prowadzącym po kilka–kilkanaście budynków, wspólnotom mieszkaniowym zarządzanym samodzielnie przez zarząd właścicielski oraz właścicielom obiektów biurowych, usługowych i przemysłowych. Firmy serwisowe wykonujące przeglądy mogą z kolei przygotować taki harmonogram dla klienta jako element oferty stałej obsługi obiektu.
Jeżeli obsługujesz wiele budynków, wygeneruj osobny dokument dla każdego z nich — daty ostatnich przeglądów niemal zawsze się różnią i wspólna tabela szybko przestaje być czytelna.
Pierwszy błąd to planowanie „od stycznia” zamiast od dat ostatnich przeglądów — przegląd roczny wykonany w czerwcu ma termin w czerwcu kolejnego roku, a nie na początku roku kalendarzowego. Przesuwanie wszystkiego na jeden miesiąc kumuluje koszty i utrudnia dostępność wykonawców.
Drugi błąd to pomijanie pozycji pięcioletnich w rocznym planowaniu budżetu: przegląd instalacji elektrycznej czy szerszy przegląd budowlany wraca rzadko, ale bywa najdroższą pozycją w roku, w którym wypada. Trzeci — brak jednej osoby odpowiedzialnej: harmonogram bez przypisanego właściciela kończy jako plik, do którego nikt nie wraca. Dlatego pole osoby odpowiedzialnej jest częścią dokumentu.
Najczęściej stosowane interwały to przeglądy roczne (m.in. stan techniczny elementów budynku, instalacja gazowa, przewody kominowe i wentylacja) oraz pięcioletnie (m.in. instalacja elektryczna i szerszy zakres budowlany). Generator używa dokładnie tych interwałów, a szczegółowy zakres i obowiązkowość zarządca weryfikuje z aktualnymi przepisami.
Generator oznaczy taką pozycję jako zaległą i wskaże miesiąc, w którym termin upłynął. Zaległe przeglądy warto zakontraktować niezwłocznie — a w kolejnych latach liczyć termin od faktycznej daty nowego wykonania, nie od pierwotnego planu.
Z książki obiektu budowlanego lub z protokołów przekazanych przez wykonawców przeglądów. Jeśli przejmujesz budynek w zarządzanie i brakuje dokumentacji, przyjmij bezpieczne założenie, że przegląd jest zaległy, i zleć go w pierwszej kolejności.
Tak — pozycja „hydranty i urządzenia przeciwpożarowe” jest planowana z interwałem rocznym. Pamiętaj, że część urządzeń ppoż. może mieć dodatkowe wymagania producenta (np. próby ciśnieniowe węży w dłuższym cyklu), które warto dopisać w uwagach.
Tak. Rok planu wpisujesz samodzielnie, więc możesz przygotować harmonogram zarówno na rok bieżący, jak i z wyprzedzeniem na kolejny — np. do budżetu wspólnoty uchwalanego jesienią.
Nie. Harmonogram jest narzędziem planistycznym: porządkuje terminy i pomaga kontraktować wykonawców. Wpisy o wykonanych kontrolach prowadzi się w książce obiektu budowlanego zgodnie z obowiązującymi zasadami jej prowadzenia.
Pokażemy, jak poukładać zlecenia, techników, protokoły i leady z darmowych narzędzi w jednym procesie. Bez prezentacji na siłę — konkretny plan pod Twoją firmę.
Bez karty i bez umowy na czas określony.