Program do zarządzania zleceniami serwisowymi
Jedno miejsce, w którym żyje całe zlecenie: od zgłoszenia, przez pracę technika, po protokół i fakturę. Trzy widoki tych samych danych — wybierasz ten, który pasuje do zadania.
Problem
Zlecenie żyje w trzech miejscach naraz: w zeszycie, w wiadomościach na telefonie i w pamięci osoby, która je przyjęła. Przy pytaniu klienta trzeba zrekonstruować historię z trzech źródeł.
Co robi system
Zlecenie ma jeden numer i jedno miejsce, w którym widać klienta, urządzenie, termin, obsadę, materiały, zdjęcia, protokół i rozliczenie. Etap wynika z faktów, nie z ręcznego klikania statusu: czy jest technik, czy jest termin, czy praca została wykonana i przyjęta, czy faktura wyszła.
Efekt
Na pytanie „co się dzieje z moją sprawą” odpowiadasz z jednego ekranu. Raport pokazuje stan roboty, nie stan czyjejś pamięci.
Tabela, kanban i mapa
Tabela służy do szukania i eksportu: sortujesz, filtrujesz, zaznaczasz wiele pozycji naraz. Kanban układa zlecenia w kolumny po statusach, więc widać, gdzie robota stoi. Mapa pokazuje wizyty w terenie i pomaga zebrać kilka adresów z jednej okolicy w jeden wyjazd.
Na telefonie lista zamienia się w karty — status, klient, termin i wartość widać bez przewijania w bok.
Karta zlecenia zamiast rozmowy telefonicznej
W karcie zlecenia jest wszystko, co dotyczy tej roboty: opis i zakres, lokalizacja z notatkami dojazdowymi, urządzenie z historią, checklista zadań, zużyte materiały, zdjęcia z miejsca pracy, zmierzony czas pracy i podpisany protokół. Biuro i technik pracują na tym samym rekordzie, więc nie ma dwóch wersji prawdy.
Każda zmiana statusu, terminu i przypisania zostaje w ewidencji zmian. Gdy po pół roku wraca reklamacja, widać, kto co zrobił i kiedy.
Możliwości w tym module
- 12 statusów pod realny proces
- Od nowego zgłoszenia, przez „w drodze” i „czeka na części”, po zafakturowane i opłacone.
- Filtry i zapisane widoki
- Status, typ, priorytet, technik, tagi, zakres dat, nieprzypisane — zestaw filtrów zapisujesz i udostępniasz zespołowi.
- Działania masowe
- Zaznaczasz kilkanaście zleceń i jednym ruchem przypisujesz technika, zmieniasz status albo eksportujesz do XLSX.
- Zlecenia cykliczne
- Umowa na przeglądy rozpisana automatycznie na serię wizyt w kalendarzu.
- Wyszukiwarka globalna
- Skrót ⌘K znajduje zlecenie po numerze, kliencie, numerze seryjnym urządzenia albo numerze faktury.
- Zgłoszenia z formularza i portalu
- Zgłoszenie od klienta zakłada zlecenie samo, a rejon kodów pocztowych wskazuje technika.
- Etap wyliczany przez system
- Nowe, zaplanowane, przypisane — etap wynika z terminu i obsady, nie z pamięci dyspozytora.
- Pytanie do biura ze zlecenia
- Technik pyta ze zdjęciem, odpowiedź wraca powiadomieniem i zostaje przy zleceniu.
- Ewidencja zmian
- Kto, kiedy i co zmienił w zleceniu — pełna historia przy każdym rekordzie.
Częste pytania
Czy zlecenie może przyjść z formularza na mojej stronie?
Tak. Formularz zgłoszeniowy wysyła dane wprost do Serwis Pro, a system zakłada z nich klienta, lokalizację, urządzenie i zlecenie — bez przepisywania czegokolwiek do systemu. Jeśli technicy mają przypisane rejony kodów pocztowych, zgłoszenie od razu trafia do właściwej osoby, a pozostałe czekają w poczekalni biura na ekranie Zgłoszenia. Drugą drogą jest publiczne REST API — do integracji z własnym narzędziem.
Czy da się rozliczyć czas pracy techników na zleceniu?
Tak. Technik uruchamia pomiar czasu w telefonie, a zmierzone godziny są widoczne na zleceniu i w raporcie wydajności techników.
Czy mogę wyeksportować zlecenia do Excela?
Tak, dowolny przefiltrowany zestaw zleceń eksportujesz do XLSX jednym kliknięciem, razem z klientem, terminem, technikami i wartością.
Chcesz uporządkować cały proces, a nie tylko ten jeden element?
Zaczynamy od bezpłatnej diagnozy: przechodzimy przez drogę zlecenia w Twojej firmie i pokazujemy, gdzie ucieka czas. Dopiero potem rozmawiamy o systemie.
Diagnoza jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.