Uprawnienia i certyfikaty zespołu
Uprawnienia SEP, F-gazy czy UDT mają daty ważności, o których przypomina zwykle kontrola albo klient proszący o dokument. System prowadzi ich rejestr, ostrzega z wyprzedzeniem i pilnuje, żeby zlecenie nie trafiło do osoby bez wymaganych kwalifikacji.
Problem
Uprawnienie technika wygasa w środku sezonu i dowiadujecie się o tym przy kontroli albo przy odbiorze u klienta, który poprosił o dokument.
Co robi system
Rejestr uprawnień trzyma zakresy i daty ważności, ostrzega z wyprzedzeniem, a zlecenie wymagające konkretnych kwalifikacji nie trafi do osoby, która ich nie ma.
Efekt
O wygasającym uprawnieniu wiesz na kilka tygodni wcześniej. Do roboty wymagającej papierów jedzie ktoś, kto je ma.
Rejestr, który zna daty ważności
Przy każdej osobie z zespołu zapisujesz posiadane uprawnienia: rodzaj (SEP eksploatacja i dozór, UDT, F-gazy, autoryzacja producenta lub inne), numer dokumentu, zakres, datę wydania i datę ważności. Uprawnienia bezterminowe zostawiasz bez daty końcowej.
Na sześćdziesiąt i trzydzieści dni przed wygaśnięciem przychodzi przypomnienie — do właściciela, dyspozytora i samego pracownika, w aplikacji oraz jako push. Tyle czasu wystarcza, żeby zapisać kogoś na kurs, zanim przestanie móc pracować.
Wymagania powiązane z rodzajem pracy
Definiujesz reguły: jaki typ zlecenia i jaka kategoria urządzenia wymagają jakiego uprawnienia. Do wyboru są dwa tryby. Ostrzeżenie pozwala przypisać technika, ale wymusza świadome potwierdzenie. Blokada po prostu nie dopuści do przypisania.
Reguła działa w momencie przydzielania zlecenia — także przy przypisywaniu masowym. Uprawnienie po dacie ważności liczy się jak jego brak, więc nie da się przeoczyć wygasłego dokumentu w pośpiechu.
Dlaczego to ma znaczenie
Praca wykonana przez osobę bez ważnych uprawnień to problem na trzech poziomach naraz: przy kontroli, przy ubezpieczycielu po ewentualnej szkodzie i przy kliencie, który zażąda dokumentów. Trzymanie tego w arkuszu działa dopóki firma ma trzech ludzi.
Przy próbie przypisania mimo braków system odnotowuje to zdarzenie na osi czasu zlecenia. Nie chodzi o kontrolowanie ludzi, tylko o to, żeby taka decyzja była świadoma i zostawiła ślad.
Ograniczenia
System prowadzi rejestr dat i numerów, ale nie przechowuje skanów dokumentów — kopie uprawnień trzymasz tam, gdzie dotąd. Wymagania działają w momencie przypisania zlecenia, a nie jako podpowiedź przy układaniu grafiku, więc dyspozytor dowiaduje się o braku przy próbie przydzielenia.
Możliwości w tym module
- Rodzaje uprawnień
- SEP eksploatacja i dozór, UDT, F-gazy, autoryzacje producenta i własne.
- Daty ważności
- Termin przy każdym dokumencie; bezterminowe zostają bez daty końcowej.
- Ostrzeżenie z wyprzedzeniem
- Sygnał na 60 i 30 dni przed wygaśnięciem — także do samego pracownika.
- Wymagania per typ pracy
- Reguła wiąże uprawnienie z typem zlecenia i kategorią urządzenia.
- Ostrzeżenie albo blokada
- Sam decydujesz, czy przypisanie ma być trudne, czy niemożliwe.
- Ślad decyzji
- Przypisanie mimo braków zostaje odnotowane na osi czasu zlecenia.
Częste pytania
Czy system nie pozwoli przypisać technika bez uprawnień?
Zależy od reguły. W trybie blokady przypisanie zostanie odrzucone, w trybie ostrzeżenia dyspozytor musi świadomie potwierdzić decyzję, a zdarzenie zapisuje się przy zleceniu.
Jakie uprawnienia można ewidencjonować?
SEP w zakresie eksploatacji i dozoru, uprawnienia UDT, certyfikaty F-gazowe, autoryzacje producentów oraz dowolne własne kategorie — z numerem dokumentu, zakresem i datą ważności.
Kiedy dostanę informację o kończącym się uprawnieniu?
Na 60 i 30 dni przed datą ważności. Powiadomienie trafia do właściciela, dyspozytora i pracownika, którego dotyczy — w aplikacji oraz jako push na telefon.
Czy mogę wgrać skan uprawnienia do systemu?
Nie w tej wersji. System prowadzi rejestr numerów, zakresów i dat ważności; same dokumenty przechowujesz poza aplikacją.
Czy wymagania podpowiadają się przy planowaniu grafiku?
Sprawdzenie następuje w chwili przypisania zlecenia, również przy przypisaniu masowym. Przy układaniu grafiku system nie filtruje jeszcze techników po kwalifikacjach.
Chcesz uporządkować cały proces, a nie tylko ten jeden element?
Zaczynamy od bezpłatnej diagnozy: przechodzimy przez drogę zlecenia w Twojej firmie i pokazujemy, gdzie ucieka czas. Dopiero potem rozmawiamy o systemie.
Diagnoza jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.
albo po prostu zostaw namiar