Cyfrowy protokół powstaje w trakcie wizyty: technik wypełnia go w telefonie, klient podpisuje palcem na ekranie, a dokument PDF z sumą kontrolną jest w biurze, na linku dla klienta i w jego portalu w tej samej minucie. Bez papieru, bez przepisywania, bez czekania na powrót ekipy.
Problem
Technik wypełnia papier w kotłowni, wieczorem przepisuje go do komputera, a biuro dopytuje o brakujące zdjęcia. Klient dostaje dokument po tygodniu i już nie pamięta, co było robione.
Co robi system
Lista czynności wczytuje się do zlecenia sama, w jednym obowiązującym wzorze, więc dwie osoby nie pracują na dwóch wersjach. Technik przechodzi ją na telefonie punkt po punkcie: pomiar, wynik, ewentualna usterka. Dokumentacja fotograficzna ma z góry określone pozycje i limit zdjęć na każdą. Na końcu podpisuje się technik i zleceniodawca, na tym samym telefonie albo z linku wysłanego klientowi.
Efekt
Podpisany protokół w PDF istnieje, zanim technik wyjedzie z posesji. Biuro nie przepisuje niczego i nie szuka zdjęć.
Formularz elektronicznego protokołu jest częścią karty zlecenia w telefonie technika. Wypełnia się go w trakcie pracy: checklista czynności, pomiary z jednostką i zakresem dopuszczalnym, wymienione części, uwagi, zdjęcia przed i po. Nic nie trzeba przepisywać z kartki — dane od razu są przy zleceniu, kliencie i urządzeniu.
Klient podpisuje na ekranie telefonu. Podpis zapisuje się razem z protokołem, imieniem i nazwiskiem podpisującego oraz datą i godziną, a dokument jest natychmiast widoczny w biurze i w portalu klienta.
Papierowy protokół wraca do biura po dniach, bywa nieczytelny i ktoś musi go przepisać do systemu, faktury i magazynu. Cyfrowy protokół serwisowy jest zbiorem danych, nie obrazkiem kartki: zużyte części schodzą ze stanu magazynu, czas pracy trafia do rozliczenia, a pomiar poza normą jest widoczny w chwili wpisania.
Dla firmy z pięcioma technikami to około 440 protokołów miesięcznie, których nikt nie przepisuje, i faktury wystawiane tego samego dnia, a nie po powrocie kartki z auta.
Podpis palcem na ekranie jest zwykłym podpisem elektronicznym w rozumieniu rozporządzenia eIDAS — nie można odmówić mu skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu tylko dlatego, że ma postać elektroniczną. Protokół serwisowy nie wymaga formy pisemnej, więc dokument z podpisem na ekranie spełnia formę dokumentową z Kodeksu cywilnego.
O sile dowodu decyduje kontekst zapisany razem z podpisem: imię, nazwisko i stanowisko podpisującego, znacznik czasu, dane technika i urządzenia, zdjęcia z wizyty oraz suma kontrolna wygenerowanego PDF. Jeśli klient odmawia podpisu, technik zaznacza odmowę i opisuje okoliczności — protokół powstaje z tą adnotacją.
Z danych protokołu powstaje plik PDF z podpisem, zdjęciami i pomiarami. W chwili podpisu aplikacja liczy jego sumę kontrolną SHA-256 i zapisuje ją razem z dokumentem: każda późniejsza zmiana pliku zmienia sumę, więc zawsze da się sprawdzić, czy strony mówią o tym samym protokole.
Protokół ma publiczny link z unikalnym tokenem, który otwiera się w przeglądarce bez logowania, wysyłany jest mailem do klienta i pojawia się w portalu klienta przy zleceniu i urządzeniu. Biuro nie wysyła skanów ręcznie.
Osoba decyzyjna często nie jest na obiekcie: zarządca w innym mieście, sieć sklepów z centralnym działem technicznym, biurowiec z recepcją. Wtedy protokół podpisuje osoba obecna przy pracy z zapisanym stanowiskiem albo technik odnotowuje brak podpisu z opisem okoliczności i zdjęciami z datą.
Gotowy dokument trafia do klienta linkiem i mailem w ciągu minut od zakończenia pracy, a w portalu klienta leży przy urządzeniu. Potwierdzenie odbioru przez odpowiedź na wiadomość lub w portalu jest oświadczeniem w formie dokumentowej. Podpis kwalifikowany pod umowami zbiera się poza aplikacją.
Zlecenia na dziś i jutro razem z szablonami protokołów pobierają się do telefonu z góry. W kotłowni bez sieci technik wypełnia protokół, robi zdjęcia i zbiera podpis normalnie; suma kontrolna liczona jest na urządzeniu w chwili podpisu, a dokument wysyła się sam po powrocie zasięgu, bez duplikatów.
Szablony układa się w ustawieniach firmy: osobny wzór dla przeglądu, awarii, montażu i odbioru, z polami tekstowymi, listami wyboru, polami tak/nie i pomiarowymi z jednostką oraz zakresem normy. Przy wdrożeniu przenosimy dotychczasowe papierowe wzory firmy jeden do jednego.
Firmy, które nie mają jeszcze aplikacji, mogą zacząć od bezpłatnych generatorów protokołów PDF dla klimatyzacji, pomp ciepła, kotłów, pomiarów elektrycznych, prób szczelności, fotowoltaiki, stolarki, maszyn i innych branż w dziale darmowych narzędzi.
Elektroniczny protokół serwisowy w Serwis Pro powstaje z pól wypełnionych w aplikacji przy zleceniu i urządzeniu: pomiary mają jednostkę i normę, części schodzą ze stanu magazynu, podpis zapisuje się z datą i nazwiskiem, a PDF ma sumę kontrolną. Skan papieru to obraz kartki, który biuro musi rozczytać i przepisać.
Tak. Podpis palcem na ekranie jest zwykłym podpisem elektronicznym według rozporządzenia eIDAS, któremu nie można odmówić skutku prawnego tylko dlatego, że jest elektroniczny. Protokół serwisowy nie wymaga formy pisemnej, więc dokument z takim podpisem spełnia formę dokumentową z art. 77² Kodeksu cywilnego. Formy pisemnej wymaga tylko dokument, dla którego zastrzega ją ustawa lub umowa.
Tak. W ustawieniach Serwis Pro układasz własne szablony protokołów — osobno dla przeglądu, awarii, montażu i odbioru. Do szablonu wstawiasz pola tekstowe, listy wyboru, pola tak/nie oraz pola pomiarowe z jednostką i zakresem dopuszczalnym, żeby wynik poza normą rzucał się w oczy jeszcze na miejscu.
Nie. Protokół z Serwis Pro ma publiczny link z unikalnym tokenem, który wysyła się mailem i otwiera w przeglądarce bez logowania. Jeśli klient korzysta z portalu klienta, znajdzie tam wszystkie swoje protokoły przy zleceniach i urządzeniach w jednym miejscu.
W Serwis Pro podpis składa się na ekranie telefonu technika podczas wizyty; gdy osoby decyzyjnej nie ma, podpisuje osoba obecna z zapisanym stanowiskiem albo technik odnotowuje brak podpisu. Klient dostaje gotowy dokument linkiem i mailem w ciągu minut i potwierdza odbiór odpowiedzią lub w portalu klienta, co jest oświadczeniem w formie dokumentowej.
Tak. Zlecenia na dziś i jutro razem z szablonami protokołów pobierają się z góry, więc w kotłowni bez zasięgu technik wypełnia protokół i zbiera podpis klienta normalnie. Dokument czeka w kolejce w telefonie i wysyła się sam po powrocie sieci, bez ryzyka, że powstanie drugi raz.
Technik zaznacza w Serwis Pro odmowę podpisu i opisuje okoliczności. Protokół powstaje z tą adnotacją, zdjęciami z datą i czasem pracy, więc wizyta jest udokumentowana — zamiast zostawać bez żadnego śladu — a biuro widzi na liście, które protokoły wymagają kontaktu z klientem.
Zaczynamy od bezpłatnej diagnozy: przechodzimy przez drogę zlecenia w Twojej firmie i pokazujemy, gdzie ucieka czas. Dopiero potem rozmawiamy o systemie.
Diagnoza jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.