Faktury dla firm serwisowych i wysyłka do KSeF
Faktura powstaje z danych wykonanego zlecenia i stąd idzie prosto do Krajowego Systemu e-Faktur. Bez eksportów, bez przeklejania do osobnego programu.
Problem
Usługa wykonana w poniedziałek, faktura wystawiona w czwartek, bo najpierw ktoś musi pozbierać, co faktycznie zrobiono. Dane wędrują między systemem, arkuszem i programem księgowym.
Co robi system
Faktura powstaje z danych wykonanego zlecenia: pozycji, czasu pracy i materiałów. Idzie do Krajowego Systemu e-Faktur i do księgowości, a klient dostaje link do zapłaty online. Zapłata wraca do systemu sama i widać ją przy zleceniu.
Efekt
Fakturę wystawiasz tego samego dnia, w którym praca została zamknięta. Lista „zrobione, ale niezafakturowane” jest pusta, bo system ją pilnuje.
Od zlecenia do faktury bez przepisywania
Wykonane zlecenie zawiera już wszystko, co potrzebne na fakturze: klienta z danymi rejestrowymi, zakres prac, zużyte materiały i wartości. Fakturę VAT, proformę albo korektę wystawiasz z tych danych, z numeracją pilnowaną automatycznie.
Dane sprzedawcy i nabywcy zapisują się w chwili wystawienia, więc późniejsza zmiana adresu klienta nie modyfikuje wystawionych dokumentów.
KSeF na oficjalnym API, nie w symulacji
Faktura idzie do KSeF przez API v2 w strukturze FA(3), a system pobiera i przechowuje UPO. Token z Aplikacji Podatnika wgrywasz raz w ustawieniach — jest szyfrowany i przechowywany po stronie serwera.
Status wysyłki widać przy fakturze: wysłana, przyjęta z UPO albo odrzucona z komunikatem urzędu, który da się przeczytać bez znajomości dokumentacji technicznej.
Pilnowanie płatności bez pilnowania
Płatności częściowe rozliczasz na fakturze, a kwota „do zapłaty” zawsze pokazuje realny stan. Zaległości zbierają się w jednym zestawieniu razem z wiekowaniem należności.
Windykacja działa na szablonach: wezwanie wysyła się samo w ustalonym dniu po terminie płatności. Możesz też wysłać je ręcznie jednym kliknięciem.
Możliwości w tym module
- VAT, proforma, korekta
- Pełen zestaw dokumentów sprzedaży z automatyczną numeracją.
- Wysyłka do KSeF (FA(3))
- Oficjalne API v2, szyfrowany token, pobranie i przechowanie UPO.
- PDF i publiczny link
- Klient otwiera fakturę w przeglądarce bez konta, także z telefonu.
- Płatności częściowe
- Wpłaty rozliczane na dokumencie, kwota do zapłaty zawsze aktualna.
- Windykacja na szablonach
- Automatyczne wezwania w ustalonym dniu po terminie, z historią wysyłek.
- Wiekowanie należności
- Zestawienie zaległości w przedziałach czasu, z eksportem do XLSX i PDF.
Częste pytania
Czy muszę mieć osobny program do faktur?
Nie. Faktury wystawiasz w Serwis Pro na podstawie zleceń i stąd wysyłasz do KSeF. Zestawienia dla księgowej pobierzesz do XLSX.
Co jest potrzebne, żeby wysyłać faktury do KSeF?
Token wygenerowany w Aplikacji Podatnika Ministerstwa Finansów. Wgrywasz go raz w Ustawieniach → KSeF; jest szyfrowany i nie jest widoczny po zapisaniu.
Czy system obsługuje płatności online?
Tak. Do faktury generujesz link do zapłaty i wysyłasz go klientowi, a po zaksięgowaniu wpłata sama pojawia się na dokumencie. Obsługiwane bramki to Przelewy24 i Tpay, klucze wgrywa się raz w ustawieniach i są szyfrowane. Z tego samego miejsca robi się zwrot. Klient, który woli przelew tradycyjny, dostaje fakturę z numerem konta jak dotąd.
Czy rachunek trafia od razu do księgowości?
Tak, jeśli podłączycie Fakturownię. Po opłaconej rezerwacji albo fakturze dokument wystawia się tam automatycznie, razem z danymi klienta i pozycjami. Token do integracji wgrywa się raz w ustawieniach.
Chcesz uporządkować cały proces, a nie tylko ten jeden element?
Zaczynamy od bezpłatnej diagnozy: przechodzimy przez drogę zlecenia w Twojej firmie i pokazujemy, gdzie ucieka czas. Dopiero potem rozmawiamy o systemie.
Diagnoza jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.