Kto pojedzie do klienta, nie powinno zależeć od tego, kto pierwszy odbierze telefon. System najpierw sprawdza, czy dana osoba w ogóle obsługuje ten teren, a potem liczy, ile ma do tego adresu z miejsca, w którym będzie w tym momencie dnia.
Problem
Robotę bierze ten, kto pierwszy odbierze telefon. Potem okazuje się, że jedzie sześćdziesiąt kilometrów przez miasto, mijając kolegę, który miał wolne okno tuż obok tego adresu.
Co robi system
Pokrycie terenu jest warunkiem obowiązkowym: kto nie obsługuje danego obszaru, nie pojawia się w propozycjach. Odległość liczy się od miejsca, w którym technik naprawdę będzie w tym oknie, czyli od poprzedniej wizyty tego dnia, a nie od siedziby firmy. Kolejność decyzji jest jawna: dokładna reguła dla kodu pocztowego, potem obszar z mapy, potem wzorzec kodu.
Efekt
Przy każdym proponowanym terminie widzisz kilometry i podstawę wyboru. Adres bez pokrycia nie ginie, trafia do poczekalni biura z informacją, czego brakuje.
Każdy technik ma przypisane obszary, które faktycznie obsługuje: dzielnice, gminy albo konkretne kody pocztowe. Osoba bez pokrycia danego adresu nie pojawi się na liście propozycji — nie jako ostatnia, ale wcale. To jedyny sposób, żeby przydział nie kończył się rozmową „przecież ja tam nie jeżdżę”.
Rejony zgłasza sam technik ze swojego telefonu, a biuro je zatwierdza. Dzięki temu mapa pokrycia jest aktualna, a nie przepisana raz przy wdrożeniu i zapomniana. Zatwierdzenie jest odnotowane razem z osobą i datą.
Licząc trasę od siedziby firmy, dostaje się liczbę, która nie ma nic wspólnego z rzeczywistością: o trzynastej technik nie startuje z bazy, tylko z adresu poprzedniego klienta. Dlatego kilometry liczymy od ostatniej wizyty zaplanowanej w tym dniu przed rozważanym oknem, a z adresu firmy korzystamy tylko dla pierwszej wizyty dnia.
Przy każdym wolnym oknie widać liczbę kilometrów, a przekroczenie ustalonego progu jest wyróżnione. To nie blokada — czasem trzeba wysłać kogoś dalej — ale decyzja jest świadoma i widoczna dla osoby, która ją podejmuje.
System nie proponuje osoby „z rekomendacji algorytmu”. Kolejność jest ustalona i wypisana wprost: najpierw dokładna reguła dla danego kodu pocztowego, jeśli biuro taką ustawiło. Jeśli nie, obszar z mapy. Jeśli i tego nie ma, wzorzec kodu pocztowego. W obrębie równorzędnych kandydatów decyduje odległość i kolejka rotacji, żeby zlecenia nie trafiały zawsze do tej samej osoby.
Przy zleceniu zapisana jest podstawa wyboru. Gdy klient pyta, dlaczego przyjechał ten technik, a nie inny, odpowiedź jest w systemie, nie w czyjejś pamięci.
Zgłoszenie z terenu, którego nikt nie obsługuje, nie przepada i nie trafia losowo do pierwszej wolnej osoby. Ląduje w poczekalni biura z informacją, czego zabrakło: rejonu, dostępności albo jednego i drugiego. Biuro decyduje, czy dopisać komuś obszar, czy potraktować wyjazd jako wyjątek.
Do wyboru są dwa tryby. W trybie ręcznym system proponuje osobę wraz z podstawą wyboru i kilometrami, a decyzję podejmuje biuro. W trybie automatycznym zgłoszenie z formularza od razu trafia do właściwej osoby, a biuro widzi powód przydziału. Kolejka rotacji przesuwa się tylko przy realnym przydziale, więc sama podpowiedź nikomu nie zabiera miejsca w kolejce.
W linii prostej między współrzędnymi adresów, liczona w bazie danych. Punktem startu jest ostatnia wizyta zaplanowana w tym dniu przed rozważanym oknem, a przy pierwszej wizycie dnia adres bazowy technika. Świadomie nie korzystamy z zewnętrznej usługi tras: liczba ma pomóc wybrać osobę, a nie zastąpić nawigację, którą technik i tak włącza w telefonie.
Tak, i taka reguła ma pierwszeństwo nad obszarami z mapy. Jeśli jednak wskazana osoba nie ma w danym momencie wolnego okna, system nie blokuje terminu — reguła ustępuje, a propozycja idzie do kolejnego kandydata z pokryciem tego terenu.
Nie. Dobór technika uwzględnia odległość od poprzedniej wizyty, ale system nie ustawia kolejności wszystkich wizyt w dniu. Kolejność planuje dyspozytor, patrząc na grafik i kilometry przy oknach.
Rejon i dostępność to dwie osobne rzeczy i obie muszą się zgadzać. Wolne okna wynikają z tygodniowej dostępności danej osoby, więc technik z rejonem, ale bez okna w danym dniu, nie pojawi się w propozycjach na ten dzień.
Zaczynamy od bezpłatnej diagnozy: przechodzimy przez drogę zlecenia w Twojej firmie i pokazujemy, gdzie ucieka czas. Dopiero potem rozmawiamy o systemie.
Diagnoza jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.