Grafik zleceń i tablica dyspozytorska
Cały dzień firmy na jednym ekranie: technicy w kolumnach, godziny obok siebie, wizyty w oknach wynikających z dostępności każdej osoby. Tak wygląda praca dyspozytora, gdy grafik przestaje być arkuszem i przestaje kłamać.
Problem
Umówienie jednej wizyty to trzy telefony: do klienta, do technika i znowu do klienta, bo technik właśnie dostał pilniejszą robotę. Grafik żyje w głowie dyspozytora, więc dwie osoby potrafią obiecać tę samą godzinę.
Co robi system
Każdy technik raz ustawia swoją tygodniową dostępność, a system dzieli ją na dwugodzinne okna. Termin wybiera się z listy wolnych okien, nie wpisuje ręcznie. Reguły pilnuje baza danych, nie tylko formularz, więc godzina poza siatką albo na zajętym oknie po prostu się nie zapisze.
Efekt
Wizytę umawiasz w jednej rozmowie, patrząc na wolne okna. Podwójna rezerwacja tego samego okna jest niemożliwa, a nie „nie powinna się zdarzyć”.
Planowanie, które widać z drugiego końca biura
Tablica dyspozytorska pokazuje wszystkich techników naraz i wszystkie wizyty danego dnia. Kolor bloku to status zlecenia, więc jednym spojrzeniem wiesz, co jest w toku, co czeka na części, a co zostało już zamknięte. Osoby, które w danym dniu nie pracują, schodzą do jednego paska, żeby nie zabierały miejsca kolumnom, w których coś się dzieje.
Zlecenia bez terminu czekają w puli obok tablicy. Przeciągasz je na wolne okno wybranej osoby — system w tym samym ruchu ustawia termin i przypisanie, a technik dostaje wizytę w swoim telefonie. Okna nie są dowolnymi półgodzinami: biorą się z tygodniowej dostępności, którą każdy technik ustawia sobie sam.
Podwójnej rezerwacji nie da się zapisać
Termin poza siatką okien albo na oknie już zajętym nie zapisze się nawet wtedy, gdy ktoś spróbuje obejść formularz. Pilnuje tego baza danych, nie podpowiedź w interfejsie, więc dwie osoby umawiające klientów w tej samej minucie nie zablokują jednego okna dwa razy.
Przy każdej osobie widzisz obłożenie i wolne okna na wybrany zakres dni. Gdy dzwoni klient z awarią, w dwie sekundy wiesz, kto ma jeszcze miejsce, zamiast obdzwaniać ekipę.
Możliwości w tym module
- Okna z tygodniowej dostępności
- Technik raz ustawia, w jakich godzinach pracuje, a system dzieli ten czas na okna jednakowej długości. Grafik pokazuje tylko to, co naprawdę da się umówić.
- Termin wybierany, nie wpisywany
- Przy zleceniu wybiera się wolne okno z listy. Ręcznego wpisywania godziny rozpoczęcia i zakończenia nie ma, więc nie ma też terminów, których nikt nie obsłuży.
- Blokada podwójnej rezerwacji w bazie
- Okno zajęte albo termin poza siatką zostaną odrzucone przez bazę danych, a nie tylko podświetlone w interfejsie.
- Obłożenie i godziny
- Pasek zajętości i liczba zaplanowanych godzin przy każdym techniku, dla wybranego zakresu dat.
- Dzień, 3 dni, tydzień
- Trzy zakresy tej samej tablicy: do dogrywania awarii i do układania tygodnia przeglądów.
- Pula zleceń do zaplanowania
- Wszystko bez terminu w jednym miejscu obok grafiku, z priorytetem, szacowanym czasem i miastem.
- Agenda na telefonie
- Na małym ekranie tablica zamienia się w listę wizyt każdego technika — grafik sprawdzisz też z auta.
- Długość okna i wyprzedzenie z ustawień
- Ile trwa jedno okno, jak wcześnie wolno umawiać i jak daleko w przyszłość sięga kalendarz — to ustawienia firmy, nie zaszyte na sztywno wartości.
- Kalendarz technika w jego telefonie
- Zlecenia można podpiąć do kalendarza w telefonie albo w komputerze przez adres subskrypcji, bez przepisywania terminów.
Częste pytania
Czy grafik pokazuje trasy techników na mapie?
Mapa zleceń jest osobnym widokiem na liście zleceń — pokazuje lokalizacje wizyt na mapie OpenStreetMap, a z karty zlecenia technik uruchamia nawigację w telefonie. Przy wyborze terminu system podaje kilometry do adresu, licząc je od poprzedniej wizyty tego dnia. Kolejności całego dnia nie układa za dyspozytora.
Dlaczego nie mogę wpisać własnej godziny rozpoczęcia?
Bo godzina wpisana ręcznie nie ma pokrycia w niczyjej dostępności. Terminy pochodzą z okien wynikających z godzin pracy technika, więc każdy umówiony termin jest z definicji możliwy do obsłużenia. Długość okna, minimalne wyprzedzenie i horyzont planowania ustawiacie w ustawieniach firmy.
Co, jeśli robota trwa dłużej niż jedno okno?
Wtedy rezerwuje się kolejne okna tej samej osoby. Nie próbujemy udawać, że da się to zmieścić w jednym terminie — grafik pokazuje wtedy uczciwie, że dzień technika jest zajęty tyle czasu, ile praca faktycznie zajmie.
Czy mogę zaplanować przegląd na kilka miesięcy do przodu?
Tak. Poza planowaniem na tablicy możesz założyć zlecenie cykliczne — system utworzy całą serię wizyt, na przykład co miesiąc albo co kwartał przez rok.
Co widzi technik po zaplanowaniu wizyty?
Wizyta pojawia się na jego ekranie „Dziś” z godziną, adresem, notatkami dojazdowymi i kontaktem na obiekcie, razem z przyciskami nawigacji i telefonu.
Chcesz uporządkować cały proces, a nie tylko ten jeden element?
Zaczynamy od bezpłatnej diagnozy: przechodzimy przez drogę zlecenia w Twojej firmie i pokazujemy, gdzie ucieka czas. Dopiero potem rozmawiamy o systemie.
Diagnoza jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.