Finanse i odzyskiwanie zaległych płatności
Najtrudniejsza część fakturowania zaczyna się po wystawieniu dokumentu. Moduł finansów pokazuje, ile wystawiłeś, ile faktycznie wpłynęło i kto zalega — a przypomnienie do dłużnika wysyłasz jednym kliknięciem, z gotowego szablonu.
Problem
O tym, że klient nie zapłacił, dowiadujesz się przy przeglądaniu konta bankowego. Upomnienie trzeba napisać, wysłać i zapamiętać, żeby wrócić do sprawy.
Co robi system
Widzisz, ile wystawiono, ile wpłynęło i kto zalega. Monity po terminie wychodzą według Twoich szablonów, bez pilnowania. Płatności online i zwroty rozliczają się przy fakturze, a rachunek trafia do księgowości automatycznie.
Efekt
Zaległość zgłasza się sama, zamiast czekać na przypadkowe odkrycie. Rozmowa z dłużnikiem zaczyna się od faktów, nie od szukania dokumentów.
Miesiąc w czterech liczbach
Przegląd pokazuje wystawione faktury i wpłaty z bieżącego miesiąca, sumę zaległych należności oraz konwersję ofert — ile z wysłanych propozycji klienci zaakceptowali. To zestaw, na który zerka się rano, zanim zapadną decyzje o kolejnych zleceniach.
Pod spodem wiekowanie należności rozkłada dług na przedziały opóźnienia, a tabela przeterminowanych faktur podaje klienta, termin, liczbę dni po czasie i kwotę do zapłaty. Z każdego wiersza przechodzisz wprost do faktury.
Przypomnienia, których nie trzeba pisać od nowa
Szablony windykacyjne tworzysz raz i używasz wielokrotnie. Każdy ma temat, treść i moment wysyłki — przed terminem, w dniu terminu albo określoną liczbę dni po nim. W treści wstawiasz znaczniki, które system podmienia na dane konkretnej faktury: numer, nazwę klienta, kwotę brutto, kwotę pozostałą do zapłaty, termin i liczbę dni opóźnienia.
Dzięki temu pierwsze przypomnienie może być uprzejme, a trzecie stanowcze, bez pisania każdego maila ręcznie. Wiadomość zawiera link do faktury dostępnej bez logowania, więc klient nie ma wymówki, że nie może jej znaleźć.
Wysyłka ręczna albo automatyczna
Przy każdej zaległej fakturze jest przycisk wysyłki: wybierasz szablon i wiadomość idzie do klienta. Jeśli klient nie ma zapisanego adresu e-mail, system to sygnalizuje zamiast wysyłać w próżnię.
System potrafi też wysyłać przypomnienia sam, w dniach wynikających z ustawień szablonu — ten tryb wymaga jednorazowego skonfigurowania zadania cyklicznego po stronie serwera.
Czego tu nie ma
To narzędzie do pilnowania należności, a nie pełna księgowość. Nie ma ewidencji kosztów firmy, prognozy przepływów, integracji z bankiem ani automatycznego zaczytywania wpłat — wpłaty odnotowuje się przy fakturze. Nie generujemy też not odsetkowych ani wezwań przedsądowych.
Przypomnienia wychodzą wyłącznie e-mailem; nie ma kanału SMS. Jeśli potrzebujesz twardej windykacji z eskalacją prawną, ten moduł jest etapem wcześniej — ma doprowadzić do tego, żeby większość faktur nigdy tam nie trafiła.
Możliwości w tym module
- Przegląd miesiąca
- Wystawione faktury, wpłaty, suma zaległości i konwersja ofert.
- Wiekowanie należności
- Dług rozbity na przedziały opóźnienia — widać, co się starzeje.
- Lista przeterminowanych
- Klient, termin, dni po czasie i kwota do zapłaty, z przejściem do faktury.
- Szablony przypomnień
- Temat i treść ze znacznikami podmienianymi na dane faktury.
- Wysyłka jednym kliknięciem
- Wybierasz szablon i wysyłasz; brak adresu e-mail jest oznaczony.
- Link do faktury bez logowania
- Klient otwiera dokument z maila, bez zakładania konta.
- Rentowność zlecenia
- Przychód, koszt materiałów i godzin oraz marża liczone przy każdej zmianie na zleceniu.
- Roszczenia gwarancyjne
- Naprawy na gwarancji producenta ze statusem roszczenia i sumą zamrożonych kwot.
Częste pytania
Czy system sam wyśle przypomnienie o zaległej fakturze?
Tak, jeśli włączysz wysyłkę automatyczną — szablon ma ustawiony moment (przed terminem, w dniu terminu lub po nim). Uruchomienie trybu automatycznego wymaga jednorazowej konfiguracji zadania cyklicznego na serwerze. Niezależnie od tego każde przypomnienie wyślesz ręcznie z listy zaległości.
Co można wstawić w treść przypomnienia?
Numer faktury, nazwę klienta, kwotę brutto, kwotę pozostałą do zapłaty, termin płatności i liczbę dni opóźnienia. System podmienia je na dane konkretnego dokumentu przy wysyłce.
Czy przypomnienia idą SMS-em?
Nie. Przypomnienia o płatnościach idą e-mailem, pokazują się w aplikacji i trafiają na telefon technika jako powiadomienie. Kanału SMS nie mamy i nie obiecujemy go w opisie funkcji.
Czy klient może zapłacić od razu z przypomnienia?
Tak. Do monitu dołączasz link do zapłaty online, więc klient reguluje należność bez przepisywania numeru konta i tytułu przelewu. Zapłata wraca do systemu i zamyka sprawę bez Twojego udziału.
Czy widzę, ile zostaje na zleceniu?
Tak, przy każdym zleceniu jest zakładka rentowności: przychód, koszt materiałów po cenach magazynowych, koszt godzin po stawce firmowej i wynikająca z nich marża. Liczby przeliczają się same przy każdej zmianie materiału, czasu pracy i pozycji faktury — nie wpisuje się ich ręcznie. Tego samego rozbicia używają raporty przychodów i marż oraz rentowność klientów.
Czy to zastąpi księgowość firmy?
Nie. Moduł operuje na fakturach sprzedażowych, wpłatach, ofertach i kosztach zleceń. Ewidencji kosztów ogólnych firmy, prognozy przepływów ani integracji z bankiem tu nie ma.
Czy rozliczę naprawy gwarancyjne z producentem?
Tak, przy włączonym module rozliczeń gwarancyjnych. Zlecenie oznaczone jako gwarancja producenta dostaje roszczenie z numerem, producentem, kwotą i statusem — od szkicu, przez złożone i przyjęte, po wypłacone. Zestawienie pokazuje sumę pieniędzy zamrożonych w nierozliczonych roszczeniach, a te bez odpowiedzi po 30 dniach same się przypominają.
Kto ma dostęp do finansów?
Dostęp do modułu finansów w Serwis Pro ma właściciel oraz osoba z rolą księgowości. Dyspozytor i technik nie widzą tej pozycji w menu.
Chcesz uporządkować cały proces, a nie tylko ten jeden element?
Zaczynamy od bezpłatnej diagnozy: przechodzimy przez drogę zlecenia w Twojej firmie i pokazujemy, gdzie ucieka czas. Dopiero potem rozmawiamy o systemie.
Diagnoza jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.
albo po prostu zostaw namiar