Każda firma serwisowa pracuje inaczej: inaczej przyjmuje zgłoszenia, inaczej rozlicza dojazd, inaczej dokumentuje wizytę. Zamiast zostawiać Was z pustym systemem do samodzielnego skonfigurowania, przechodzimy przez Wasze procesy i ustawiamy go tak, żeby pasował do tego, jak naprawdę pracujecie.
Zaczynamy od tego, jak dziś naprawdę wygląda droga zlecenia: od telefonu klienta, przez przydzielenie technika, po fakturę. Rozmawiamy z biurem i z ludźmi w terenie, bo to zwykle dwa różne opisy tej samej firmy. Efektem jest mapa obiegu z zaznaczonymi miejscami, w których informacja się gubi albo praca jest wykonywana dwa razy.
System dopasowujemy do firmy, a nie odwrotnie. Ustawiamy typy zleceń i statusy odpowiadające Waszemu przepływowi, szablony protokołów z checklistami używanymi przez techników, słowniki urządzeń, cennik robocizny i materiałów, role i zakresy dostępu oraz numerację dokumentów zgodną z tym, co już macie w księgowości.
Przenosimy kartotekę klientów, lokalizacje, urządzenia z numerami seryjnymi i historię przeglądów z arkuszy, starego programu albo eksportu z systemu, którego używacie. Dane porządkujemy przed importem — to moment, w którym najłatwiej usunąć duplikaty i uzupełnić braki.
Ustawiamy reguły, które mają działać bez udziału człowieka: powiadomienia przy zmianie statusu, przypomnienia o przeglądach, wezwania do zapłaty po terminie. Przez API spinamy system z tym, czego już używacie — formularzem na stronie, programem księgowym albo narzędziem, z którego spływają zgłoszenia.
Osobno dla biura i dyspozytora (planowanie, oferty, faktury), osobno dla techników (aplikacja w telefonie, protokoły, zdjęcia, materiały) i osobno dla właściciela (raporty i to, co z nich wyczytać). Szkolenie technika prowadzimy na jego telefonie, na prawdziwym zleceniu — to jedyny sposób, żeby po tygodniu nadal z tego korzystał.
Ustalamy, gdzie mają leżeć dane i ile miejsca realnie potrzebujecie — przy dokumentacji zdjęciowej z każdej wizyty przestrzeń rośnie szybciej, niż się zakłada. Do wyboru jest infrastruktura współdzielona albo serwer dedykowany dla Waszej firmy, z ustaloną polityką kopii zapasowych i danymi w Unii Europejskiej.
To lista rzeczy, które ustawiamy pod konkretną firmę. Nie każda z nich jest potrzebna wszystkim — po analizie procesów wybieramy te, które faktycznie coś u Was zmieniają.
Warsztat z osobami, które faktycznie obsługują zlecenia. Wychodzimy z listą rzeczy do poukładania i ustaleniem, co system ma robić inaczej niż dziś.
Ustawiamy typy zleceń, statusy, szablony protokołów, cennik, role i automatyzacje. Na tym etapie widzicie system wypełniony Waszymi pojęciami, nie przykładowymi.
Wgrywamy kartotekę i historię, sprawdzamy je razem z Wami. Lepiej wyłapać błędny import na dziesięciu klientach niż po miesiącu pracy na wszystkich.
Zespół pracuje na systemie równolegle z dotychczasowym sposobem, na ograniczonej liczbie zleceń. Zbieramy uwagi i poprawiamy konfigurację, zanim przejdziecie na system w całości.
Przechodzicie na system produkcyjnie. Przez pierwsze tygodnie jesteśmy dostępni na bieżąco — wtedy pojawia się najwięcej pytań i drobnych poprawek.
Do wyboru jest infrastruktura współdzielona — szybszy start i niższy koszt — albo serwer dedykowany dla Waszej firmy, po który sięga się przy większych zespołach, dużej ilości dokumentacji albo wewnętrznych wymaganiach dotyczących danych. W obu wariantach dane pozostają na serwerach w Unii Europejskiej.
Przestrzeń zajmują przede wszystkim zdjęcia z wizyt i załączniki do protokołów. Wielkość dobieramy na podstawie liczby zleceń miesięcznie i tego, jak szczegółowo dokumentujecie prace — a nie z góry przyjętego pakietu. Miejsce można później zwiększyć bez przerywania pracy zespołu.
Nie. Zaczynamy od analizy tego, jak pracujecie dziś, i konfigurujemy system pod ten obieg. Jeśli w trakcie mapowania procesów widzimy miejsce, w którym coś da się uprościć, mówimy o tym — ale decyzja należy do Was.
Zależy od wielkości firmy i tego, ile danych trzeba przenieść. Mała firma z kilkoma technikami i kartoteką w arkuszu ruszy szybciej niż zespół kilkunastoosobowy z historią z kilku lat i integracjami. Realny harmonogram podajemy po analizie procesów, a nie przed nią.
Tak, i traktujemy je jako najważniejszą część. Technik uczy się na własnym telefonie, na prawdziwym zleceniu — od otwarcia listy wizyt po podpis klienta na protokole. Szkolenie biura i szkolenie terenu prowadzimy osobno, bo to dwie różne role i dwa różne ekrany.
Przenosimy je, jeśli da się je wyeksportować — najczęściej to klienci, lokalizacje, urządzenia i historia przeglądów. Przed importem dane porządkujemy i pokazujemy Wam próbkę do sprawdzenia, żeby błędy nie rozeszły się po całej bazie.
Na serwerach w Unii Europejskiej. Do wyboru jest infrastruktura współdzielona albo serwer dedykowany dla Waszej firmy — ten drugi wariant wybiera się zwykle przy większej liczbie użytkowników, dużej ilości dokumentacji zdjęciowej albo wewnętrznych wymaganiach dotyczących danych.
Najwięcej zajmują zdjęcia z wizyt. Przy kilku fotografiach na zlecenie i kilkuset zleceniach miesięcznie przestrzeń rośnie szybko, dlatego wielkość dobieramy na podstawie Waszej liczby zleceń i tego, jak dokumentujecie prace. Miejsce można później zwiększyć bez przerywania pracy.
Nie. Po starcie produkcyjnym przez pierwsze tygodnie jesteśmy dostępni na bieżąco, bo wtedy pojawia się najwięcej pytań i drobnych poprawek konfiguracji. Dalszą formę wsparcia ustalamy indywidualnie.
Bezpłatna konsultacja online, na której przechodzimy przez obieg zlecenia w Waszej firmie. Wychodzicie z niej z konkretną listą rzeczy do poukładania — niezależnie od tego, czy zdecydujecie się na wdrożenie.
Pokażemy, jak poukładać zlecenia, techników, protokoły i leady z darmowych narzędzi w jednym procesie. Bez prezentacji na siłę — konkretny plan pod Twoją firmę.
Bez karty i bez umowy na czas określony.