System ustawiony pod procesy Twojej firmy
Każda firma serwisowa pracuje inaczej: inaczej przyjmuje zgłoszenia, inaczej rozlicza dojazd, inaczej dokumentuje wizytę. Zamiast zostawiać Was z pustym systemem do samodzielnego skonfigurowania, przechodzimy przez Wasze procesy i ustawiamy go tak, żeby pasował do tego, jak naprawdę pracujecie.
Co obejmuje wdrożenie indywidualne
Analiza procesów w firmie
Zaczynamy od tego, jak dziś naprawdę wygląda droga zlecenia: od telefonu klienta, przez przydzielenie technika, po fakturę. Rozmawiamy z biurem i z ludźmi w terenie, bo to zwykle dwa różne opisy tej samej firmy. Efektem jest mapa obiegu z zaznaczonymi miejscami, w których informacja się gubi albo praca jest wykonywana dwa razy.
Konfiguracja pod Wasz sposób pracy
System dopasowujemy do firmy, a nie odwrotnie. Ustawiamy typy zleceń i statusy odpowiadające Waszemu przepływowi, szablony protokołów z checklistami używanymi przez techników, słowniki urządzeń, cennik robocizny i materiałów, role i zakresy dostępu oraz numerację dokumentów zgodną z tym, co już macie w księgowości.
Migracja danych
Przenosimy kartotekę klientów, lokalizacje, urządzenia z numerami seryjnymi i historię przeglądów z arkuszy, starego programu albo eksportu z systemu, którego używacie. Dane porządkujemy przed importem — to moment, w którym najłatwiej usunąć duplikaty i uzupełnić braki.
Automatyzacje i integracje
Ustawiamy reguły, które mają działać bez udziału człowieka: powiadomienia przy zmianie statusu, przypomnienia o przeglądach, wezwania do zapłaty po terminie. Przez API spinamy system z tym, czego już używacie — formularzem na stronie, programem księgowym albo narzędziem, z którego spływają zgłoszenia.
Szkolenia dla trzech grup
Osobno dla biura i dyspozytora (planowanie, oferty, faktury), osobno dla techników (aplikacja w telefonie, protokoły, zdjęcia, materiały) i osobno dla właściciela (raporty i to, co z nich wyczytać). Szkolenie technika prowadzimy na jego telefonie, na prawdziwym zleceniu — to jedyny sposób, żeby po tygodniu nadal z tego korzystał.
Dobór technologii i zasobów
Ustalamy, gdzie mają leżeć dane i ile miejsca realnie potrzebujecie — przy dokumentacji zdjęciowej z każdej wizyty przestrzeń rośnie szybciej, niż się zakłada. Do wyboru jest infrastruktura współdzielona albo serwer dedykowany dla Waszej firmy, z ustaloną polityką kopii zapasowych i danymi w Unii Europejskiej.
Co dokładnie da się dostosować
To lista rzeczy, które ustawiamy pod konkretną firmę. Nie każda z nich jest potrzebna wszystkim — po analizie procesów wybieramy te, które faktycznie coś u Was zmieniają.
- Dodatkowe pola w zleceniach, urządzeniach i protokołach — zgodne z Waszą dokumentacją
- Własne szablony protokołów i checklist dla różnych typów prac
- Włączenie lub wyłączenie modułów, żeby zespół widział tylko to, czego używa
- Układ cennika i zasady rozliczania robocizny, dojazdu oraz materiałów
- Reguły automatyzacji dopasowane do Waszych terminów i procedur
- Integracje przez API z narzędziami, których już używacie
- Wygląd dokumentów wychodzących do klienta: logo, dane firmy, układ protokołu
- Zakresy uprawnień dla ról, jeśli podział obowiązków u Was wygląda inaczej
Jak wygląda projekt wdrożeniowy
- 01
Rozmowa i mapa procesów
Warsztat z osobami, które faktycznie obsługują zlecenia. Wychodzimy z listą rzeczy do poukładania i ustaleniem, co system ma robić inaczej niż dziś.
- 02
Konfiguracja środowiska
Ustawiamy typy zleceń, statusy, szablony protokołów, cennik, role i automatyzacje. Na tym etapie widzicie system wypełniony Waszymi pojęciami, nie przykładowymi.
- 03
Migracja i dane testowe
Wgrywamy kartotekę i historię, sprawdzamy je razem z Wami. Lepiej wyłapać błędny import na dziesięciu klientach niż po miesiącu pracy na wszystkich.
- 04
Szkolenia i pilotaż
Zespół pracuje na systemie równolegle z dotychczasowym sposobem, na ograniczonej liczbie zleceń. Zbieramy uwagi i poprawiamy konfigurację, zanim przejdziecie na system w całości.
- 05
Start, utrzymanie i rozwój
Przechodzicie na system produkcyjnie, a współpraca przechodzi na model miesięczny: utrzymanie, wsparcie i uzgodniony dalszy rozwój. Nie zostajecie z systemem sami.
Utrzymanie i rozwój
Wdrożenie nie kończy się w dniu startu. Po uruchomieniu produkcyjnym współpraca przechodzi na model miesięczny: my odpowiadamy za to, żeby system działał, był bezpieczny i nadążał za firmą — Wy zajmujecie się zleceniami.
Zakres utrzymania spisujemy w umowie, żeby obie strony wiedziały, co się w nim mieści. Drobne zmiany konfiguracyjne — nowy typ zlecenia, poprawka w szablonie protokołu, dodatkowy użytkownik — załatwiamy w ramach opłaty miesięcznej. Większe potrzeby, na przykład nową integrację albo dodatkowy proces, uzgadniamy i wyceniamy jako dalszy rozwój.
Co obejmuje opłata miesięczna
- Infrastruktura, na której działa system
- Kopie zapasowe danych
- Aktualizacje systemu
- Wsparcie dla biura i techników
- Monitoring działania
- Bezpieczeństwo i poprawki
- Utrzymanie działających integracji
- Drobne zmiany konfiguracyjne
- Uzgodniony dalszy rozwój
Technologia i miejsce na dane
Gdzie stoi system
Do wyboru jest infrastruktura współdzielona — szybszy start i niższy koszt — albo serwer dedykowany dla Waszej firmy, po który sięga się przy większych zespołach, dużej ilości dokumentacji albo wewnętrznych wymaganiach dotyczących danych. W obu wariantach dane pozostają na serwerach w Unii Europejskiej.
Ile miejsca potrzebujecie
Przestrzeń zajmują przede wszystkim zdjęcia z wizyt i załączniki do protokołów. Wielkość dobieramy na podstawie liczby zleceń miesięcznie i tego, jak szczegółowo dokumentujecie prace — a nie z góry przyjętego pakietu. Miejsce można później zwiększyć bez przerywania pracy zespołu.
Pytania o wdrożenie
Czy muszę zmieniać sposób pracy firmy pod system?
Nie. Zaczynamy od analizy tego, jak pracujecie dziś, i konfigurujemy system pod ten obieg. Jeśli w trakcie mapowania procesów widzimy miejsce, w którym coś da się uprościć, mówimy o tym — ale decyzja należy do Was.
Ile trwa wdrożenie?
Zależy od wielkości firmy i tego, ile danych trzeba przenieść. Mała firma z kilkoma technikami i kartoteką w arkuszu ruszy szybciej niż zespół kilkunastoosobowy z historią z kilku lat i integracjami. Realny harmonogram podajemy po analizie procesów, a nie przed nią.
Czy szkolenie obejmuje techników w terenie?
Tak, i traktujemy je jako najważniejszą część. Technik uczy się na własnym telefonie, na prawdziwym zleceniu — od otwarcia listy wizyt po podpis klienta na protokole. Szkolenie biura i szkolenie terenu prowadzimy osobno, bo to dwie różne role i dwa różne ekrany.
Co się dzieje z danymi z naszego obecnego programu?
Przenosimy je, jeśli da się je wyeksportować — najczęściej to klienci, lokalizacje, urządzenia i historia przeglądów. Przed importem dane porządkujemy i pokazujemy Wam próbkę do sprawdzenia, żeby błędy nie rozeszły się po całej bazie.
Gdzie będą trzymane nasze dane?
Na serwerach w Unii Europejskiej. Do wyboru jest infrastruktura współdzielona albo serwer dedykowany dla Waszej firmy — ten drugi wariant wybiera się zwykle przy większej liczbie użytkowników, dużej ilości dokumentacji zdjęciowej albo wewnętrznych wymaganiach dotyczących danych.
Ile miejsca na serwerze potrzebujemy?
Najwięcej zajmują zdjęcia z wizyt. Przy kilku fotografiach na zlecenie i kilkuset zleceniach miesięcznie przestrzeń rośnie szybko, dlatego wielkość dobieramy na podstawie Waszej liczby zleceń i tego, jak dokumentujecie prace. Miejsce można później zwiększyć bez przerywania pracy.
Czy po wdrożeniu zostajemy sami?
Nie. Po starcie produkcyjnym współpraca przechodzi na model miesięczny o ustalonym zakresie: infrastruktura, kopie zapasowe, aktualizacje, wsparcie dla biura i techników, monitoring działania, bezpieczeństwo, utrzymanie integracji i drobne zmiany konfiguracyjne. Większe zmiany i nowe integracje uzgadniamy jako dalszy rozwój.
Ile kosztuje utrzymanie po wdrożeniu?
Utrzymanie to stała miesięczna opłata, której wysokość zależy od zakresu ustalonego przy wdrożeniu — m.in. liczby użytkowników, ilości danych i utrzymywanych integracji. Zakres i kwotę spisujemy w umowie, żeby obie strony wiedziały, co się w nich mieści.
Zacznijmy od rozmowy o Waszych procesach
Bezpłatna konsultacja online, na której przechodzimy przez obieg zlecenia w Waszej firmie. Wychodzicie z niej z konkretną listą rzeczy do poukładania — niezależnie od tego, czy zdecydujecie się na wdrożenie.
Chcesz uporządkować cały proces, a nie tylko ten jeden element?
Zaczynamy od bezpłatnej diagnozy: przechodzimy przez drogę zlecenia w Twojej firmie i pokazujemy, gdzie ucieka czas. Dopiero potem rozmawiamy o systemie.
Diagnoza jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.
albo po prostu zostaw namiar