Co warto zapamiętać
- Od 1 lutego 2026 r. KSeF obowiązuje firmy z ponad 200 mln zł sprzedaży w 2024 r., od 1 kwietnia 2026 r. pozostałe, a mikrofirmy z fakturami do 10 tys. zł miesięcznie — od 1 stycznia 2027 r.
- Odbierać faktury z KSeF muszą wszyscy od 1 lutego 2026 r.
- Najmniej pracy wymaga system, w którym faktura powstaje z danych zlecenia i idzie do KSeF bezpośrednio przez API, z zapisem UPO.
W firmie serwisowej faktura zamyka zlecenie: technik kończy pracę, podpisuje protokół z klientem, a biuro wystawia dokument. Od 2026 roku ten dokument musi trafić do Krajowego Systemu e-Faktur. Dla wielu firm oznacza to trzeci program w obiegu — obok systemu do zleceń i programu księgowego.
Da się tego uniknąć. Ten wpis pokazuje, kogo i od kiedy obejmuje KSeF, jakie są sposoby połączenia go z obsługą zleceń i które z nich naprawdę oszczędzają czas biura.
Kogo i od kiedy obejmuje obowiązkowy KSeF
Według Ministerstwa Finansów obowiązek wystawiania faktur w KSeF wchodzi etapami. Firmy, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł z VAT, wystawiają e-faktury od 1 lutego 2026 r. Pozostali przedsiębiorcy — czyli praktycznie cała branża serwisowo-instalacyjna — od 1 kwietnia 2026 r. Wyjątek dotyczy firm, których faktury w danym miesiącu nie przekraczają łącznie 10 000 zł brutto: one zaczynają od 1 stycznia 2027 r.
Odbieranie faktur przez KSeF obowiązuje wszystkich od 1 lutego 2026 r. — także mikrofirmy, które wystawiać mogą jeszcze po staremu.
| Kogo dotyczy | Wystawianie faktur w KSeF od | Odbieranie faktur z KSeF od |
|---|---|---|
| Sprzedaż w 2024 r. powyżej 200 mln zł | 1 lutego 2026 r. | 1 lutego 2026 r. |
| Pozostałe firmy | 1 kwietnia 2026 r. | 1 lutego 2026 r. |
| Faktury do 10 000 zł brutto miesięcznie | 1 stycznia 2027 r. | 1 lutego 2026 r. |
Trzy sposoby połączenia programu serwisowego z KSeF
Pierwszy sposób to przepisywanie: zlecenia żyją w jednym programie, a biuro ręcznie wystawia faktury w programie księgowym, który wysyła je do KSeF. Działa, ale każda faktura oznacza podwójną pracę i ryzyko pomyłki w kwocie lub danych klienta.
Drugi to eksport: program serwisowy przygotowuje dane do faktury, a program księgowy je importuje i wysyła. Mniej przepisywania, ale nadal dwa systemy i konieczność pilnowania, czy wszystko przeszło.
Trzeci to wysyłka bezpośrednia: faktura powstaje z danych zamkniętego zlecenia i sama trafia do KSeF przez oficjalne API, a system zapisuje urzędowe potwierdzenie (UPO). Biuro widzi status przy każdej fakturze — wysłana, przyjęta albo odrzucona z komunikatem urzędu.
Jak to działa w Serwis Pro
Zamknięte zlecenie ma już wszystko, co trafia na fakturę: klienta z danymi rejestrowymi, zakres prac, materiały i wartości. Fakturę VAT, proformę albo korektę wystawiasz z tych danych, a system wysyła ją do KSeF przez API v2 w strukturze FA(3) i pobiera UPO. Token z Aplikacji Podatnika wgrywasz raz w ustawieniach; jest szyfrowany po stronie serwera.
Klient dostaje fakturę jako PDF i link do zapłaty online, a wpłata sama pojawia się na dokumencie. Lista zleceń „zrobione, ale niezafakturowane” pokazuje, czego jeszcze brakuje.
- faktura ze zlecenia bez przepisywania danych
- wysyłka do KSeF przez oficjalne API v2 (FA(3)) z zapisem UPO
- status przy każdej fakturze i czytelny komunikat przy odrzuceniu
- płatności online i windykacja na szablonach
O co zapytać dostawcę programu
Przy wyborze programu serwisowego pod kątem KSeF warto zadać kilka konkretnych pytań — odpowiedź „mamy integrację” może oznaczać każdy z trzech opisanych wyżej sposobów.
- 1Czy program wysyła faktury do KSeF sam, czy tylko eksportuje dane do programu księgowego?
- 2Czy korzysta z oficjalnego API KSeF w wersji 2 i struktury FA(3)?
- 3Czy zapisuje i pokazuje UPO przy każdej fakturze?
- 4Co widzi biuro, gdy KSeF odrzuci fakturę — kod błędu czy zrozumiały komunikat?
- 5Jak przechowywany jest token dostępowy do KSeF?
Funkcje powiązane z tym tematem
Źródła i kontekst
Częste pytania
Od kiedy firma serwisowa musi wystawiać faktury w KSeF?
Większość firm od 1 kwietnia 2026 r. Firmy z ponad 200 mln zł sprzedaży w 2024 r. — od 1 lutego 2026 r., a te, których faktury nie przekraczają 10 000 zł brutto miesięcznie — od 1 stycznia 2027 r.
Czy program serwisowy może sam wysyłać faktury do KSeF?
Tak, jeśli ma integrację z oficjalnym API KSeF. W Serwis Pro faktura powstaje z danych zlecenia i trafia do KSeF przez API v2 w strukturze FA(3), a system zapisuje UPO.
Co jest potrzebne do wysyłki faktur do KSeF z programu?
Token wygenerowany w Aplikacji Podatnika Ministerstwa Finansów. Wgrywa się go raz w ustawieniach programu; powinien być przechowywany w postaci zaszyfrowanej.
Czy mikrofirma musi odbierać faktury z KSeF?
Tak. Odbieranie faktur przez KSeF obowiązuje wszystkich przedsiębiorców od 1 lutego 2026 r., nawet jeśli wystawianie obowiązuje ich dopiero od 2027 r.
