Przeglądy okresowe i umowy SLA umykają, a z nimi powtarzalny przychód
Przypomnienia o przeglądach to najprostszy przychód w firmie serwisowej: klient już jest, urządzenie już stoi, termin wynika z umowy albo z gwarancji. A mimo to przegląd przypomina o sobie dopiero wtedy, gdy coś przestanie działać.
Poznasz to po tym, że…
- Klient dzwoni z awarią i okazuje się, że przegląd z umowy miał być trzy miesiące temu.
- Harmonogram przeglądów okresowych jest w kalendarzu telefonu właściciela.
- Umowa serwisowa wygasła po cichu, a klient płacił za ostatnie wizyty jak za jednorazowe.
- Faktura abonamentowa wychodzi z opóźnieniem, bo ktoś musi pamiętać o dniu rozliczenia.
- Czas reakcji z umowy deklarujecie, ale nikt go nie mierzy.
Skąd się to bierze
Plan przeglądów jest w umowie, a umowa jest w segregatorze. Nikt nie przepisał interwałów do żadnego narzędzia, więc jedynym przypomnieniem jest pamięć właściciela albo alarm w telefonie, który ktoś odkliknął w trakcie rozmowy.
Drugi powód: przeglądy są robotą bez pilności. Awaria dzwoni, przegląd milczy. W tygodniu z trzema awariami dziennie przegląd zawsze przegrywa, a po sezonie okazuje się, że przegrał dwadzieścia razy z rzędu.
Trzeci: umowy serwisowe SLA mają czas reakcji, którego nikt nie liczy. Zgłoszenie od klienta z umową wygląda w arkuszu tak samo jak każde inne, więc jest obsługiwane w zwykłej kolejce.
Ile to kosztuje
Przegląd, którego nie zrobiono, to przychód, który nie powstał, i awaria, która powstanie później na Twój koszt reputacyjny. Umowa, która wygasła bez rozmowy, to klient, który za rok będzie porównywał oferty.
Załóżmy, że masz 80 urządzeń pod umowami z dwoma przeglądami rocznie po 350 zł. To 56 000 zł rocznie z samych przeglądów. Jeśli 15 procent z nich umyka — bo nikt nie przypomniał, a klient sam nie zadzwonił — tracisz 8 400 zł rocznie, nie ruszając się z biura. Do tego kary umowne albo rabaty za przekroczony czas reakcji, jeśli umowa je przewiduje.
Podstaw własne liczby: urządzenia, interwały, cenę przeglądu i odsetek, który Ci umyka. To zwykle najprościej odzyskiwany przychód w firmie.
Jak rozwiązuje to Serwis Pro
Do umowy wpinasz urządzenia klienta i ustalasz, co ile miesięcy mają być przeglądane oraz kiedy wypada pierwszy termin. System tworzy zlecenia przeglądowe sam, z wyprzedzeniem, które sam ustalasz, i przesuwa termin kolejnego przeglądu po każdym wykonanym. Zlecenie z umowy ma klasę rozliczeniową, więc widać, co wchodzi w abonament, a co jest pracą dodatkową.
Czas reakcji ustalasz w minutach dla każdego priorytetu. Zgłoszenie od klienta z umową dostaje własny termin reakcji, a przy zbliżaniu się do granicy właściciel i dyspozytor dostają ostrzeżenie w aplikacji i jako push; po przekroczeniu — informację o naruszeniu. W wybranym dniu miesiąca powstaje szkic faktury abonamentowej, a na 60 i 30 dni przed końcem umowy przychodzi przypomnienie o odnowieniu.
Poza umowami zakładasz zlecenia cykliczne dla dowolnego klienta, a silnik automatyzacji raz dziennie wysyła e-mailem przypomnienia o zbliżających się przeglądach. Zbliżający się termin i kończąca się gwarancja są widoczne na liście urządzeń. System nie generuje treści umowy i nie przechowuje jej skanu — to rejestr warunków i harmonogramu.
Co możesz zrobić dziś
Rozpisz plan przeglądów na najbliższy rok. Bezpłatny generator planu przeglądów maszyn i generator harmonogramu przeglądów budynku tworzą PDF z terminami wyliczonymi z interwałów — dokument, który możesz wysłać klientowi i powiesić w biurze.
Bez systemu: przejrzyj umowy i wypisz w jednym arkuszu urządzenie, interwał, ostatni przegląd i datę końca umowy. Sama ta lista pokaże, ile przeglądów już umknęło.
Jeśli chcesz policzyć, ile powtarzalnego przychodu masz w umowach i ile z niego docierało na faktury, umów bezpłatną diagnozę procesów.
Co w Serwis Pro domyka ten problem
Umowa sama zakłada zlecenia przeglądowe, liczy czas reakcji i przygotowuje fakturę abonamentową.
Codzienny przebieg wysyła e-mailem przypomnienia o zbliżających się przeglądach według Twojego szablonu.
Termin następnego przeglądu i koniec gwarancji widoczne przy każdym urządzeniu.
Terminy przeglądów na cały rok wyliczone z interwałów, w PDF do zatwierdzenia.
Harmonogram przeglądów okresowych budynku dla zarządców i firm obsługujących nieruchomości.
Częste pytania
Czy klient dostanie przypomnienie o przeglądzie?
Tak, e-mailem, jeśli włączysz taką automatyzację. Silnik uruchamia się raz dziennie i wysyła przypomnienia o zbliżających się przeglądach według Twojego szablonu. Powiadomień SMS nie ma. Klient z dostępem do portalu widzi też datę następnego przeglądu przy swoim urządzeniu.
Czy faktura abonamentowa wychodzi sama?
System przygotowuje ją jako szkic w wybranym dniu miesiąca i powiadamia właściciela oraz księgowość. Wystawienie i wysyłka pozostają decyzją człowieka, żeby nietypowy miesiąc nie poszedł do klienta bez sprawdzenia.
Co, jeśli klient przełoży przegląd?
Zlecenie przeglądowe jest zwykłym zleceniem w puli — przeciągasz je na inny termin w grafiku. Termin kolejnego przeglądu przesuwa się po wykonaniu, nie po zaplanowaniu.
Czy mogę mieć przeglądy cykliczne bez umowy SLA?
Tak. Zlecenie cykliczne zakładasz dla dowolnego klienta i urządzenia, a system tworzy serię wizyt, na przykład co kwartał przez rok. Umowa dodaje do tego klasę rozliczeniową, czas reakcji i fakturę abonamentową.
Jak system liczy czas reakcji?
Od zgłoszenia, według priorytetu ustawionego w umowie. Ostrzeżenie przed granicą i informacja o przekroczeniu idą do właściciela i dyspozytora w aplikacji oraz jako push, każde raz, żeby nie zamieniły się w szum.
Sprawdź w 2 minuty, czy to problem Twojej firmy
Zostaw imię i telefon, a w bezpłatnej diagnozie procesów przejdziemy drogę zlecenia w Twojej firmie i pokażemy, gdzie dokładnie ucieka czas przy temacie „Przeglądy umykają”. Bez prezentacji systemu, dopóki nie wiadomo, co ma rozwiązać.
Umów bezpłatną diagnozę tego problemuChcesz uporządkować cały proces, a nie tylko ten jeden element?
Zaczynamy od bezpłatnej diagnozy: przechodzimy przez drogę zlecenia w Twojej firmie i pokazujemy, gdzie ucieka czas. Dopiero potem rozmawiamy o systemie.
Diagnoza jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.
albo po prostu zostaw namiar