Setki terminów przeglądów z art. 62 w kilkudziesięciu budynkach i jeden arkusz
Każdy budynek ma własny kalendarz prawny: kontrola roczna stanu technicznego, pięcioletnia, instalacje gazowe, przewody kominowe, elektryka. Przy pięćdziesięciu obiektach to setki dat, a arkusz nie dzwoni, gdy któraś mija.
Poznasz to po tym, że…
- Termin kontroli pięcioletniej wychodzi przy wezwaniu z nadzoru, nie miesiąc wcześniej.
- Arkusz z terminami zna jedna osoba i nikt nie wie, co się stanie, gdy pójdzie na urlop.
- Zarządca pyta o protokół kontroli gazowej sprzed roku, a szukanie trwa pół dnia.
- Kominiarz, gazownik i elektryk mają osobne kalendarze, które nie widzą się nawzajem.
- Przeglądy jednego budynku rozjeżdżają się w czasie, więc ekipa jeździ tam cztery razy zamiast raz.
Skąd się bierze w tej branży
Art. 62 Prawa budowlanego wymaga kontroli okresowych co najmniej raz w roku i raz na pięć lat, a do tego dochodzą przewody kominowe, instalacje gazowe i elektryczne z własnymi rytmami. Każdy budynek zaczął swój cykl w innym momencie, więc terminy nie układają się w żaden prosty wzór.
Firma obsługująca kilkadziesiąt wspólnot prowadzi to w arkuszu, bo tak było od początku. Arkusz działa do pierwszego błędu w kopiowaniu wiersza albo do odejścia osoby, która go rozumiała. Konsekwencje ponosi zarządca przy kontroli PINB, a pretensje wracają do wykonawcy.
Jak układa to Serwis Pro
Zarządca jest jednym klientem z wieloma adresami, a każdy budynek ma własne instalacje w kartotece. Do umowy serwisowej wpinasz te instalacje i ustalasz interwał: dwanaście miesięcy dla kontroli rocznej, sześćdziesiąt dla pięcioletniej. System tworzy zlecenia przeglądowe z wyprzedzeniem, które sam ustalasz, i przesuwa termin kolejnego po każdym wykonanym.
Termin następnej kontroli widać przy każdym obiekcie, a codzienny przebieg automatyzacji wysyła przypomnienia e-mailem. Protokół z kontroli powstaje na miejscu z checklistą, zdjęciami i podpisem, a zarządca widzi go w portalu przy swoim budynku bez proszenia o skan.
Co zrobić dziś
Rozpisz jeden budynek w bezpłatnym generatorze harmonogramu przeglądów budynku: podajesz daty ostatnich kontroli i rodzaj instalacji, a dostajesz PDF z terminami na kolejne lata. Zrób to dla obiektów, przy których najmniej ufasz arkuszowi.
Sprawdź, ile budynków ma kontrolę roczną i kominiarską w tym samym kwartale. To kandydaci do połączenia w jedną wizytę, a w systemie ułożysz je jako serie z tym samym rytmem.
Co w Serwis Pro domyka ten problem
Budynki i instalacje w umowie z własnym interwałem; zlecenia przeglądowe powstają z wyprzedzeniem.
Zlecenia cykliczne rozpisują roczny plan, a filtry pokazują, co jest do zrobienia w tym miesiącu.
Każdy adres zarządcy z własnymi instalacjami i terminem następnego przeglądu na liście.
Rozpisz kontrole roczne i pięcioletnie dla budynku do PDF, zanim ułożysz je w systemie.
Częste pytania
Czy system sam przypomni o zbliżającej się kontroli?
Tak, przypomnienie o przeglądzie wychodzi e-mailem z codziennego przebiegu automatyzacji, a termin widać przy obiekcie i na liście urządzeń.
Czy protokoły z kontroli zastępują książkę obiektu?
Nie. Protokół z Serwis Pro jest dokumentem z wizyty, który zarządca przenosi do książki obiektu budowlanego według własnych zasad.
Co, jeśli kontrolę robi podwykonawca?
Zlecenie zakładasz na budynek jak każde inne, a wykonanie i protokół dopinasz do niego. System nie ma osobnych kont dla podwykonawców.
Czy roczny plan da się rozpisać z góry?
Tak, zlecenia cykliczne tworzą całą serię wizyt naprzód, osobno dla kontroli miesięcznych, rocznych i pięcioletnich.
Sprawdź w 2 minuty, czy to problem Twojej firmy
Zostaw imię i telefon, a w bezpłatnej diagnozie procesów przejdziemy drogę zlecenia w Twojej firmie i pokażemy, gdzie dokładnie ucieka czas przy temacie „Terminy przeglądów z art. 62 w dziesiątkach budynków”. Bez prezentacji systemu, dopóki nie wiadomo, co ma rozwiązać.
Umów bezpłatną diagnozę tego problemu- Zgłoszenia usterek od mieszkańców: telefon, mail, karteczka
- Konserwator na etacie czy firma zewnętrzna
- Protokół przeglądu technicznego do książki obiektu
- Koszty utrzymania i fundusz remontowy — argument dla zarządu
- Podwykonawcy (kominiarz, gazownik, elektryk) — kto, kiedy, protokół
- Raport dla zarządu wspólnoty co kwartał
- Kontrola nadzoru budowlanego: brak dokumentu to problem zarządcy i Twój
- Awaria w nocy: kto ma klucze, kto jedzie
- Rozliczenie kosztów serwisu na budynki i lokale
Chcesz uporządkować cały proces, a nie tylko ten jeden element?
Zaczynamy od bezpłatnej diagnozy: przechodzimy przez drogę zlecenia w Twojej firmie i pokazujemy, gdzie ucieka czas. Dopiero potem rozmawiamy o systemie.
Diagnoza jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.
albo po prostu zostaw namiar