Technik jedzie w ciemno: nie wie, co było robione przy urządzeniu
Historia serwisowa urządzenia leży w segregatorze w biurze, w mailach i w pamięci technika, który u klienta był ostatnio. Ten, który jedzie dziś, dowiaduje się wszystkiego na miejscu, od klienta.
Poznasz to po tym, że…
- Technik dzwoni z obiektu do biura z pytaniem, co tu było wymieniane poprzednio.
- Klient pyta o gwarancję, a Wy szukacie daty montażu w mailach sprzed trzech lat.
- Ta sama część została wymieniona dwa razy w pół roku i nikt tego nie zauważył.
- Numer seryjny urządzenia jest w protokole na kartce, a kartka jest w aucie.
- Przy przejęciu obiektu po innej firmie nie wiadomo, co tam w ogóle stoi.
Skąd się to bierze
Baza urządzeń klientów nie powstaje sama. Ewidencja urządzeń serwisowych w arkuszu wymaga, żeby ktoś po każdej wizycie dopisał, co zrobiono — a po wizycie jest kolejna wizyta. Wiedza o urządzeniu zostaje więc w protokole na papierze i w głowie technika.
Drugi powód: dane są rozproszone po dokumentach zlecenia, a nie przy urządzeniu. Protokół jest przy wizycie, faktura przy kliencie, zdjęcia w telefonie technika. Żeby odtworzyć historię jednego urządzenia, trzeba przejrzeć wszystkie zlecenia tego klienta.
Trzeci: klient ma kilka lokalizacji i kilkanaście urządzeń. Bez numeru seryjnego i karty urządzenia „klimatyzator na drugim piętrze” w mailu od klienta może oznaczać trzy różne jednostki.
Ile to kosztuje
Jazda w ciemno kosztuje drugą wizytę. Technik bez historii nie wie, jaką część zabrać, więc diagnozuje na miejscu, wraca po część i przyjeżdża jeszcze raz. Kosztuje też gwarancję: naprawa wykonana odpłatnie, choć urządzenie było na gwarancji producenta, albo odwrotnie — praca na koszt firmy, choć gwarancja dawno minęła.
Załóżmy, że firma robi 300 wizyt awaryjnych miesięcznie i w 10 procentach z nich brak historii kończy się drugim wyjazdem. To 30 dodatkowych przejazdów. Przy 1,5 godziny na przejazd, stawce 60 zł za godzinę i 30 zł paliwa to około 3 600 zł miesięcznie, nie licząc czasu klienta, który drugi raz musi kogoś wpuścić.
To założenia, nie badanie. Podstaw własną liczbę wizyt i odsetek powtórnych wyjazdów, o których wiesz.
Jak rozwiązuje to Serwis Pro
Każde urządzenie ma kartę: producent, model, numer seryjny, data montażu, koniec gwarancji i termin następnego przeglądu. Pod spodem zbiera się historia wszystkich wizyt — kto był, co wymienił, jakie były pomiary, ze zdjęciami i protokołami. Do karty urządzenia wgrywasz instrukcje, schematy i karty gwarancyjne, które technik otwiera w telefonie.
Na obiekcie technik skanuje kod QR naklejony na urządzeniu albo wpisuje numer seryjny i ma kartę urządzenia z historią, zanim odkręci obudowę. Nie dzwoni do biura. Klient może mieć wiele lokalizacji, każda z notatkami dojazdowymi i kontaktem do osoby, która wpuszcza technika.
Historia buduje się sama, bo cyfrowy protokół z wizyty jest zbiorem danych przy zleceniu i urządzeniu, nie skanem. Zlecenia na dziś i jutro pobierają się do telefonu z góry, więc karta urządzenia jest dostępna także w piwnicy bez zasięgu. Klient widzi swoje urządzenia z historią i datą następnego przeglądu w portalu.
Co możesz zrobić dziś
Zacznij od karty przeglądu dla jednej grupy urządzeń. Bezpłatny generator karty przeglądu klimatyzacji albo karty serwisu bramy tworzy PDF z polami na numer seryjny, datę montażu i pomiary — jeden dokument na urządzenie, do którego dopisujesz kolejne wizyty.
Bez systemu: nakaż technikom fotografować tabliczkę znamionową przy każdej pierwszej wizycie i wpisywać numer seryjny do arkusza. To najprostszy sposób, żeby po roku wiedzieć, co u klienta stoi.
Jeśli chcesz sprawdzić, ile powtórnych wyjazdów w Twojej firmie bierze się z braku historii, umów bezpłatną diagnozę procesów. Przy wdrożeniu wgrywamy bazę klientów i urządzeń po naszej stronie, więc nie przepisujesz jej ręcznie.
Co w Serwis Pro domyka ten problem
Karta urządzenia z numerem seryjnym, gwarancją, historią wizyt, dokumentacją i kodem QR na obiekcie.
Dane zleceń na dziś i jutro w telefonie z góry — historia dostępna także bez zasięgu.
Każdy protokół dopisuje się do historii urządzenia jako dane, nie jako skan.
Karta urządzenia z numerem seryjnym i pomiarami — zaczątek historii bez systemu.
Ten sam pomysł dla bram: jeden dokument na urządzenie z kolejnymi wizytami.
Częste pytania
Skąd biorą się kody QR na urządzeniach?
Każde urządzenie w kartotece ma swój identyfikator. Technik skanuje kod naklejony na urządzeniu aparatem telefonu, a gdy naklejka jest zniszczona, wpisuje numer seryjny ręcznie.
Czy muszę ręcznie przepisać bazę urządzeń do systemu?
Nie. Przy większej bazie wgrywamy ją po naszej stronie w ramach wdrożenia, razem z klientami i lokalizacjami. Nowe urządzenia dodaje technik z telefonu przy pierwszej wizycie.
Czy technik ma dostęp do historii bez zasięgu?
Tak. Zlecenia na dziś i jutro razem z danymi urządzeń i szablonami protokołów pobierają się do telefonu z góry. Zlecenie dodane w czasie, gdy telefon był bez sieci, pojawi się po synchronizacji.
Czy klient widzi historię swoich urządzeń?
Tak, w portalu klienta: swoje urządzenia, protokoły z wizyt przy nich i termin następnego przeglądu. Nie widzi cen zakupu, marż ani danych innych klientów.
Czy system podpowie, kiedy mija gwarancja?
Koniec gwarancji i zbliżający się termin przeglądu są widoczne na liście urządzeń. Zlecenie na gwarancji producenta dostaje osobną klasę rozliczeniową, więc nie pomylisz pracy gwarancyjnej z płatną.
Sprawdź w 2 minuty, czy to problem Twojej firmy
Zostaw imię i telefon, a w bezpłatnej diagnozie procesów przejdziemy drogę zlecenia w Twojej firmie i pokażemy, gdzie dokładnie ucieka czas przy temacie „Brak historii urządzenia”. Bez prezentacji systemu, dopóki nie wiadomo, co ma rozwiązać.
Umów bezpłatną diagnozę tego problemuChcesz uporządkować cały proces, a nie tylko ten jeden element?
Zaczynamy od bezpłatnej diagnozy: przechodzimy przez drogę zlecenia w Twojej firmie i pokazujemy, gdzie ucieka czas. Dopiero potem rozmawiamy o systemie.
Diagnoza jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.
albo po prostu zostaw namiar