Zarządca chce zaświadczenia i protokoły dla całego budynku, a Ty wypisujesz je ręcznie
Kontrola kamienicy trwa dzień, a dokumenty po niej drugi: zaświadczenie dla każdego lokalu, protokół dla wspólnoty, kopia do ubezpieczyciela. Zarządca chce wszystko naraz, najlepiej wczoraj, i pyta, czy wpis w CEEB już jest.
Poznasz to po tym, że…
- Po kontroli budynku spędzasz pół dnia na wypisywaniu zaświadczeń lokal po lokalu.
- Zarządca prosi o protokół sprzed dwóch lat, a szukanie zaczyna się od segregatora.
- Mieszkaniec chce zaświadczenia do ubezpieczyciela, a dane z kontroli są u kolegi.
- Dokumenty jadą do zarządcy pocztą albo skanem z telefonu, każdy inaczej.
- Nie wiadomo, które lokale w budynku dostały już zaświadczenie, a które nie.
Skąd się bierze w tej branży
Zarządca odpowiada za dokumentację budynku i chce ją mieć kompletną: protokół z kontroli przewodów, zaświadczenia o czyszczeniu, zalecenia pokontrolne. Mieszkańcy potrzebują zaświadczeń do ubezpieczyciela albo przy sprzedaży mieszkania. Kominiarz obsługuje kilkadziesiąt takich budynków i każdy generuje dziesiątki dokumentów.
Wypisywanie ich ręcznie z kartek kontroli to praca nieopłacana, a spóźniona dokumentacja psuje relację z zarządcą szybciej niż sama kontrola. Kopie lądują w segregatorach, więc pytanie o dokument sprzed lat oznacza godzinę szukania.
Jak układa to Serwis Pro
Zarządca jest klientem z wieloma adresami, a każdy budynek ma w kartotece przewody, urządzenia i wszystkie kontrole z protokołami. Protokół powstaje na klatce z podpisem zarządcy albo mieszkańca na ekranie, a PDF z sumą kontrolną trafia mailem i do portalu klienta przy budynku w minutę po zamknięciu. Zarządca pobiera dokumenty sam, także te sprzed lat.
Zalecenia pokontrolne zostają przy budynku i wracają przy następnej wizycie. Zaświadczenia o czyszczeniu dla poszczególnych lokali przygotowujesz dziś w bezpłatnym generatorze; moduł kominiarski, nad którym pracujemy, ma je wystawiać z danych kontroli. Wpis do CEEB robisz w ZONE, a Serwis Pro trzyma dane, które do niego wprowadzasz.
Co zrobić dziś
Użyj bezpłatnego generatora zaświadczenia o czyszczeniu przewodów: wpisujesz budynek, lokal, przewody i datę czyszczenia, pobierasz PDF z miejscem na podpis i pieczęć. Dla kamienicy z dwudziestoma lokalami to kwadrans zamiast pół dnia.
Ustal z zarządcami jeden zestaw dokumentów po kontroli i jedną drogę ich przekazania. Przy wdrożeniu tą drogą staje się portal klienta, a zestaw zamienia się w szablony protokołów.
Co w Serwis Pro domyka ten problem
Budynek z lokalami i przewodami w kartotece, wszystkie protokoły w jednym widoku.
PDF z podpisem w portalu zarządcy w minutę po kontroli, bez skanowania i wysyłania mailem.
Wypisz zaświadczenie o czyszczeniu przewodów dla lokalu i pobierz PDF.
Częste pytania
Czy zaświadczenie z generatora zastępuje wpis w CEEB?
Nie. Zaświadczenie o czyszczeniu to dokument dla klienta, a kontrolę przewodów potwierdza e-protokół wpisany do CEEB w systemie ZONE.
Czy zarządca widzi protokoły wszystkich swoich budynków?
Tak, w portalu klienta widzi zgłoszenia, protokoły i faktury przy każdym adresie, bez dzwonienia do biura.
Kto może podpisać protokół kominiarski?
Kontrolę wykonuje osoba z uprawnieniami kominiarskimi; Serwis Pro prowadzi rejestr uprawnień z datami ważności i może zablokować przypisanie kontroli osobie bez nich.
Sprawdź w 2 minuty, czy to problem Twojej firmy
Zostaw imię i telefon, a w bezpłatnej diagnozie procesów przejdziemy drogę zlecenia w Twojej firmie i pokażemy, gdzie dokładnie ucieka czas przy temacie „Zarządca chce zaświadczenia i protokoły dla całego budynku naraz”. Bez prezentacji systemu, dopóki nie wiadomo, co ma rozwiązać.
Umów bezpłatną diagnozę tego problemu- E-protokół CEEB obowiązkowy, papier nieważny — jak nie robić wszystkiego dwa razy
- Kontrole cykliczne i czyszczenia — tysiące terminów w roku
- Klient boi się kary za brak przeglądu — presja na termin
- Wentylacja grawitacyjna: pomiar wymiany powietrza
- Przekrój i ciąg komina do kotła
- Uprawnienia mistrza kominiarskiego — kto może podpisać
- Trasa po wsi: 40 posesji dziennie
- Podpis mieszkańca i zdjęcie wylotu jako dowód
- Faktura i protokół w jednej wizycie, z wysyłką do KSeF
Chcesz uporządkować cały proces, a nie tylko ten jeden element?
Zaczynamy od bezpłatnej diagnozy: przechodzimy przez drogę zlecenia w Twojej firmie i pokazujemy, gdzie ucieka czas. Dopiero potem rozmawiamy o systemie.
Diagnoza jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.
albo po prostu zostaw namiar