Autoryzacje serwisu kotłów wygasają, a producent odrzuca rozliczenie naprawy gwarancyjnej
W serwisie kotłów uprawnienia są dwuwarstwowe: gazowe i elektryczne wymagane prawem oraz autoryzacje producentów wymagane przez gwarancję. Te drugie wygasają częściej i ciszej.
Poznasz to po tym, że…
- producent odrzucił rozliczenie naprawy gwarancyjnej, bo technik nie miał aktualnej autoryzacji
- kto ma szkolenie której marki, wie tylko właściciel i sam technik
- szkolenie odnawiające przegapione, bo termin był w mailu sprzed roku
- do naprawy gwarancyjnej pojechał ktoś, kto ma autoryzację innego producenta
- nikt nie wie, ile pieniędzy leży w nierozliczonych roszczeniach gwarancyjnych
Skąd się bierze w tej branży
Serwis kotłów obsługuje zwykle kilka marek, a każdy producent prowadzi własny program autoryzacji: szkolenie wstępne, szkolenia odnawiające, numer autoryzowanego serwisanta i data ważności. Do tego dochodzą uprawnienia gazowe i elektryczne z własnymi terminami. Przy kilku technikach i kilku markach to kilkadziesiąt dat, które nikt nie trzyma w jednym miejscu.
Skutek jest finansowy: naprawę gwarancyjną wykonaną przez osobę bez ważnej autoryzacji producent może odmówić rozliczyć, a klient i tak nie zapłaci, bo „to gwarancja”. Firma pokrywa część i robociznę z własnej kieszeni i dowiaduje się o tym po tygodniach, przy odpowiedzi na roszczenie.
Jak układa to Serwis Pro
Przy każdej osobie zapisujesz uprawnienia i autoryzacje: rodzaj, producenta, numer dokumentu, zakres, datę wydania i ważności. Na sześćdziesiąt i trzydzieści dni przed wygaśnięciem przypomnienie trafia do właściciela, dyspozytora i samego technika, w aplikacji i jako push — dość, żeby zapisać go na szkolenie odnawiające. Wymagania wiążesz z typem zlecenia i kategorią urządzenia, więc naprawa gwarancyjna danej marki wymaga jej autoryzacji, a system przy przydziale ostrzega albo blokuje.
Zlecenie oznaczone jako gwarancja producenta dostaje roszczenie z numerem, kwotą i statusem od szkicu po wypłacone, a zestawienie pokazuje sumę pieniędzy zamrożonych u producentów. Roszczenia bez odpowiedzi po trzydziestu dniach przypominają się same. Próba przypisania mimo braków zostaje odnotowana na osi czasu zlecenia — decyzja jest świadoma i ma ślad.
Co zrobić dziś
Spisz w jednej tabeli autoryzacje i uprawnienia każdej osoby z datą ważności i zaznacz te, które wygasają w ciągu pół roku. Sama ta tabela zwykle ujawnia jedną lub dwie daty, które właśnie minęły. Przy wdrożeniu Serwis Pro wgrywamy ją do rejestru.
Na protokole z każdej naprawy gwarancyjnej umieszczaj dane wykonującego — bezpłatny generator protokołu przeglądu kotła porządkuje resztę dokumentu, a to właśnie osoba i jej autoryzacja są pierwszą rzeczą, którą sprawdza producent przy rozliczeniu.
Co w Serwis Pro domyka ten problem
Autoryzacje producentów z datami, ostrzeżenie z wyprzedzeniem, blokada przydziału.
Roszczenia gwarancyjne do producenta ze statusem i sumą zamrożonych kwot.
Protokół z danymi wykonującego, do którego producent odnosi autoryzację.
Częste pytania
Czy system rozliczy naprawy gwarancyjne z producentem?
Tak, przy włączonym module rozliczeń gwarancyjnych. Roszczenie ma producenta, kwotę i status, a zestawienie sumuje nierozliczone; sprawy bez odpowiedzi po trzydziestu dniach przypominają się same.
Czy mogę wgrać certyfikat autoryzacji jako plik?
Nie w tej wersji. Rejestr trzyma numer, zakres i daty, a skany dokumentów przechowujesz tam, gdzie dotąd.
Czy dyspozytor może mimo wszystko przypisać naprawę osobie bez autoryzacji?
Zależy od reguły. W trybie ostrzeżenia musi świadomie potwierdzić, a zdarzenie zostaje przy zleceniu; w trybie blokady przypisanie jest odrzucane.
Sprawdź w 2 minuty, czy to problem Twojej firmy
Zostaw imię i telefon, a w bezpłatnej diagnozie procesów przejdziemy drogę zlecenia w Twojej firmie i pokażemy, gdzie dokładnie ucieka czas przy temacie „Autoryzacje producentów kotłów i ich terminy”. Bez prezentacji systemu, dopóki nie wiadomo, co ma rozwiązać.
Umów bezpłatną diagnozę tego problemu- Wrzesień–listopad: przeglądy kotłów gazowych spiętrzone w jednym miesiącu
- Protokół przeglądu kotła wymagany przez gwarancję i ubezpieczyciela
- Klient co roku dzwoni „czy już czas” — albo nie dzwoni wcale
- Dobór mocy kotła i opłacalność wymiany
- Zużycie paliwa jako argument modernizacji
- Elektrody, pompy i wymienniki: co jest na aucie
- Awarie zimą poza godzinami pracy: kto jedzie
- Faktura i KSeF u klienta indywidualnego
- Kominiarz czy serwisant: kto co podpisuje przy kontroli spalin
Chcesz uporządkować cały proces, a nie tylko ten jeden element?
Zaczynamy od bezpłatnej diagnozy: przechodzimy przez drogę zlecenia w Twojej firmie i pokazujemy, gdzie ucieka czas. Dopiero potem rozmawiamy o systemie.
Diagnoza jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.
albo po prostu zostaw namiar