Przeglądy kotłów gazowych w jednym miesiącu — grafik z telefonu nie wytrzymuje sezonu
Serwis kotłów ma dwa miesiące, w których zarabia na cały rok, i jeden sposób, żeby je przegrać: układać je tak samo jak spokojny maj.
Poznasz to po tym, że…
- klient prosi o przegląd „przed sezonem”, a Ty nie wiesz, czy to za tydzień, czy za miesiąc
- technik robi rano przegląd na jednym osiedlu, po południu na drugim końcu miasta, a wieczorem wraca w pobliże pierwszego
- pierwsze chłody przynoszą awarie, które wchodzą w miejsce umówionych przeglądów
- dwie osoby w biurze umówiły tę samą godzinę u tego samego technika
- klienci z umów czekają, bo ich przeglądy nikt nie zaplanował w sierpniu
Skąd się bierze w tej branży
Przegląd kotła gazowego to czynność roczna, o której klient przypomina sobie przy pierwszym chłodnym poranku. W efekcie kilkuset klientów dzwoni w tym samym oknie, a każdy oczekuje terminu w ciągu dni. Firma, która przyjmuje zgłoszenia w kolejności telefonów, kończy z grafikiem pełnym dziur i dojazdów na krzyż.
Druga warstwa to awarie: pierwsze uruchomienia ogrzewania po lecie ujawniają usterki, a klient z zimnym domem nie może czekać na wolne okno za dwa tygodnie. Bez rezerwy w grafiku każda awaria oznacza przełożony przegląd i telefon z przeprosinami.
Jak układa to Serwis Pro
Klienci z umową nie dzwonią: system zakłada ich przeglądy z wyprzedzeniem, które ustalasz, więc sierpień i wrzesień są rozpisane, zanim zacznie się ruch. Przeglądy trafiają do technika z rejonu — przy każdym wolnym oknie widać kilometry liczone od jego poprzedniej wizyty tego dnia, więc dzień na jednym osiedlu układa się sam, a nie przez przypadek.
Terminy wybiera się z okien wynikających z tygodniowej dostępności każdej osoby, a podwójnej rezerwacji nie da się zapisać — pilnuje tego baza danych. Widok tygodnia służy do układania przeglądów blokami, widok dnia do wciskania awarii w wolne okna; zlecenia bez terminu czekają w puli z priorytetem. Technik dostaje każdą zmianę powiadomieniem push i widzi swój dzień na ekranie „Dziś” z adresem i notatkami dojazdowymi.
Co zrobić dziś
Przygotuj się do sezonu jednym dokumentem: bezpłatny generator protokołu przeglądu kotła daje PDF z czynnościami, ciśnieniem zładu i zaleceniami, w jednym układzie dla całej ekipy. Z wpisanym terminem następnego przeglądu jest też powodem, dla którego klient zadzwoni za rok do Ciebie.
Spisz rejony techników i ich rzeczywistą dostępność w sezonie — kto pracuje w soboty, kto obsługuje które gminy. Z tego przy wdrożeniu Serwis Pro powstają okna i rejony, na których opiera się każdy termin, a lista klientów z zeszłego sezonu staje się listą przeglądów do zaplanowania w sierpniu.
Co w Serwis Pro domyka ten problem
Okna z dostępności, blokada kolizji w bazie, widok tygodnia do układania przeglądów.
Przeglądy z umów zakładane z wyprzedzeniem, zanim zacznie się sezon.
Przegląd do technika z rejonu, z kilometrami od jego poprzedniej wizyty.
Protokół przeglądu kotła w jednym układzie na cały sezon, PDF od ręki.
Częste pytania
Czy system sam ułoży trasę technika po osiedlu?
Nie układa kolejności całego dnia. Pokazuje kilometry przy każdym wolnym oknie i proponuje osobę z rejonu, a mapa zleceń pomaga zebrać adresy z jednej okolicy. Kolejność ustala dyspozytor.
Jak zostawić miejsce na awarie w szczycie sezonu?
Przeglądy układasz blokami w widoku tygodnia, a wolne okna zostają widoczne przy każdym techniku. Awaria z puli trafia w najbliższe okno osoby z rejonu, bez przekładania umówionych przeglądów.
Czy klient bez umowy też dostanie termin przeglądu z wyprzedzeniem?
Termin następnego przeglądu jest przy każdym kotle w kartotece, a zbliżające się daty widać na liście urządzeń. Przypomnienie do klienta wychodzi e-mailem z codziennego przebiegu automatyzacji.
Sprawdź w 2 minuty, czy to problem Twojej firmy
Zostaw imię i telefon, a w bezpłatnej diagnozie procesów przejdziemy drogę zlecenia w Twojej firmie i pokażemy, gdzie dokładnie ucieka czas przy temacie „Wrzesień–listopad: przeglądy kotłów gazowych spiętrzone w jednym miesiącu”. Bez prezentacji systemu, dopóki nie wiadomo, co ma rozwiązać.
Umów bezpłatną diagnozę tego problemu- Protokół przeglądu kotła wymagany przez gwarancję i ubezpieczyciela
- Autoryzacje producentów kotłów i ich terminy
- Klient co roku dzwoni „czy już czas” — albo nie dzwoni wcale
- Dobór mocy kotła i opłacalność wymiany
- Zużycie paliwa jako argument modernizacji
- Elektrody, pompy i wymienniki: co jest na aucie
- Awarie zimą poza godzinami pracy: kto jedzie
- Faktura i KSeF u klienta indywidualnego
- Kominiarz czy serwisant: kto co podpisuje przy kontroli spalin
Chcesz uporządkować cały proces, a nie tylko ten jeden element?
Zaczynamy od bezpłatnej diagnozy: przechodzimy przez drogę zlecenia w Twojej firmie i pokazujemy, gdzie ucieka czas. Dopiero potem rozmawiamy o systemie.
Diagnoza jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.
albo po prostu zostaw namiar