Protokół przeglądu kotła wymagany przez gwarancję i ubezpieczyciela — a klient ma paragon
Coroczny przegląd kotła gazowego jest warunkiem gwarancji producenta i coraz częściej pytaniem ubezpieczyciela po szkodzie. Dokument, który to potwierdza, wystawia serwis — albo go nie wystawia.
Poznasz to po tym, że…
- klient dzwoni po dwóch latach, że producent chce protokoły, a w firmie jest tylko faktura
- protokół to kartka z odhaczonymi punktami, bez ciśnienia, bez daty następnego przeglądu
- podpis klienta jest, ale nikt nie wie, czyj, bo czytelnie podpisuje mało kto
- po zalaniu ubezpieczyciel pyta o dokumentację przeglądów, której nie ma
- technik przepisuje protokoły z kartek wieczorem, w sezonie po kilkanaście dziennie
Skąd się bierze w tej branży
Karty gwarancyjne kotłów gazowych zwykle wymagają udokumentowanych corocznych przeglądów przez uprawniony serwis, a polisy mieszkaniowe potrafią uzależnić wypłatę od tego, czy urządzenie było konserwowane. Serwis, który robi przegląd rzetelnie, ale nie zostawia dokumentu, oddaje klientowi usługę bez dowodu.
Protokół na kartce powstaje w kotłowni, gdzie pisze się jedną ręką, więc jest skrótowy: kilka odhaczeń, brak parametrów, podpis „jakiś”. Kopia zostaje u klienta, oryginał wraca do biura w teczce technika i tam znika. Gdy po dwóch latach ktoś o niego pyta, nie ma go nikt.
Jak układa to Serwis Pro
Protokół przeglądu kotła jest szablonem w karcie zlecenia: checklista czynności, pola pomiarowe z jednostką i zakresem, na przykład ciśnienie zładu, lista wyboru dla stanu podzespołów, zalecenia i termin następnego przeglądu. Technik wypełnia go w kotłowni, także bez zasięgu, uwagi nagrywa głosem, a zdjęcia kotła i tabliczki mają czas i współrzędne.
Klient podpisuje na ekranie z nazwiskiem, datą i godziną; jeśli go nie ma, technik odnotowuje to z opisem. PDF dostaje sumę kontrolną SHA-256, po podpisaniu nie da się go zmienić, a klient otwiera go z linku bez logowania i widzi w portalu przy swoim kotle razem z poprzednimi. Gdy producent poprosi o protokoły z trzech lat, wysyłasz komplet z kartoteki, nie szukasz teczki.
Co zrobić dziś
Od najbliższej wizyty korzystaj z bezpłatnego generatora protokołu przeglądu kotła: dane firmy, klienta i kotła, odhaczone czynności, ciśnienie zładu i zalecenia dają czytelny PDF, który klient może pokazać producentowi. Wpisany termin następnego przeglądu sprawia, że za rok zadzwoni do Ciebie.
Przejrzyj, jakie pola ma Twój obecny wzór i czego brakuje producentom, z którymi pracujesz. Przy wdrożeniu Serwis Pro przenosimy wzór jeden do jednego, ale to dobry moment, żeby dołożyć pola pomiarowe z normą i pozycje zdjęć, których dziś nikt nie robi.
Co w Serwis Pro domyka ten problem
Szablon przeglądu kotła z checklistą, polami pomiarowymi i podpisem klienta.
Protokół w kotłowni bez zasięgu, zablokowany po podpisie, ze zdjęciami z geostemplem.
Wzór protokołu przeglądu kotła z ciśnieniem zładu i zaleceniami, PDF od ręki.
Częste pytania
Czy protokół zapisze parametry ustawione podczas przeglądu?
Tak, w polach pomiarowych szablonu i w uwagach przy zleceniu, razem ze zdjęciami. Przy kolejnej wizycie technik widzi wpisy z poprzednich lat przy tym samym kotle.
Czy klient dostanie protokół, jeśli nie ma e-maila?
Protokół ma publiczny link z tokenem, który można przekazać dowolną drogą, a dokument leży też w portalu klienta. Kopię PDF można wydrukować z biura.
Co, jeśli klient odmówi podpisu?
Technik zaznacza odmowę i opisuje okoliczności. Protokół powstaje z tą adnotacją, zdjęciami z datą i czasem pracy, więc wizyta jest udokumentowana.
Sprawdź w 2 minuty, czy to problem Twojej firmy
Zostaw imię i telefon, a w bezpłatnej diagnozie procesów przejdziemy drogę zlecenia w Twojej firmie i pokażemy, gdzie dokładnie ucieka czas przy temacie „Protokół przeglądu kotła wymagany przez gwarancję i ubezpieczyciela”. Bez prezentacji systemu, dopóki nie wiadomo, co ma rozwiązać.
Umów bezpłatną diagnozę tego problemu- Wrzesień–listopad: przeglądy kotłów gazowych spiętrzone w jednym miesiącu
- Autoryzacje producentów kotłów i ich terminy
- Klient co roku dzwoni „czy już czas” — albo nie dzwoni wcale
- Dobór mocy kotła i opłacalność wymiany
- Zużycie paliwa jako argument modernizacji
- Elektrody, pompy i wymienniki: co jest na aucie
- Awarie zimą poza godzinami pracy: kto jedzie
- Faktura i KSeF u klienta indywidualnego
- Kominiarz czy serwisant: kto co podpisuje przy kontroli spalin
Chcesz uporządkować cały proces, a nie tylko ten jeden element?
Zaczynamy od bezpłatnej diagnozy: przechodzimy przez drogę zlecenia w Twojej firmie i pokazujemy, gdzie ucieka czas. Dopiero potem rozmawiamy o systemie.
Diagnoza jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.
albo po prostu zostaw namiar