Faktura tydzień po wizycie, a KSeF od 2026 wymaga porządku w danych
Faktura po wizycie serwisowej powinna powstać w dniu, w którym praca została zamknięta. Zamiast tego czeka na kartkę z auta, na cennik z pamięci technika i na osobę, która przepisze wszystko do programu księgowego.
Poznasz to po tym, że…
- Faktura wychodzi tydzień po wizycie, bo najpierw trzeba ustalić, co faktycznie zrobiono.
- Zużyte części dopisuje się z pamięci, więc część z nich nie trafia na fakturę.
- Każdy technik wycenia inaczej, bo cennik jest w trzech wersjach.
- Do KSeF faktury wysyła się z osobnego programu, przepisując pozycje.
- Lista „zrobione, ale niezafakturowane” istnieje tylko w głowie właściciela.
Skąd się to bierze
Rozliczenie zlecenia serwisowego składa się z trzech rzeczy, które powstają w trzech miejscach: zakres pracy w protokole, zużyte części w aucie technika i cena w cenniku, który każdy ma w innej wersji. Faktura czeka, aż ktoś zbierze te trzy elementy w jedno.
Drugi powód: dane wędrują między systemem, arkuszem i programem księgowym. Każde przejście to przepisywanie, a przepisywanie to opóźnienie i błąd w numerze NIP albo w kwocie.
Trzeci: KSeF firma serwisowa musi obsłużyć tak samo jak każda inna, ale jej faktura powstaje z wizyty w terenie, nie z zamówienia na biurku. Jeśli dane wizyty nie są w jednym miejscu, wysyłka do Krajowego Systemu e-Faktur jest kolejnym ręcznym krokiem.
Ile to kosztuje
Opóźniona faktura kosztuje przepływ gotówki: pieniądze za pracę z początku miesiąca wpływają pod jego koniec. Części dopisane z pamięci kosztują marżę, bo część z nich nigdy nie trafia na fakturę. Przepisywanie kosztuje czas biura i błędy, które kończą się korektą.
Załóżmy, że wystawiasz 150 faktur miesięcznie i na każdej wizycie ginie średnio jedna drobna część za 25 zł, której nikt nie dopisał. To 3 750 zł miesięcznie z marży. Jeśli faktura wychodzi średnio 7 dni po wizycie, przy 90 000 zł miesięcznego obrotu masz stale około 21 000 zł, które mogłyby być na koncie, a są w kolejce do wystawienia.
Liczby są założeniami. Podstaw własną liczbę faktur, wartość niedopisanych części i opóźnienie w dniach.
Jak rozwiązuje to Serwis Pro
Faktura powstaje z danych wykonanego zlecenia: klienta z danymi rejestrowymi pobranymi po NIP, zakresu prac z protokołu, zużytych materiałów i czasu pracy. Części odhaczone przez technika na wizycie schodzą ze stanu magazynu i wchodzą w koszt zlecenia w tej samej chwili, więc na fakturze jest to, co faktycznie zużyto. Cennik usług i materiałów jest jeden, wspólny dla ofert i faktur.
Fakturę VAT, proformę albo korektę wysyłasz do KSeF przez oficjalne API v2 w strukturze FA(3), a system pobiera i przechowuje UPO. Token z Aplikacji Podatnika wgrywasz raz w ustawieniach. Status wysyłki widać przy fakturze: wysłana, przyjęta z UPO albo odrzucona z komunikatem, który da się przeczytać.
Klient dostaje link do faktury bez logowania i link do zapłaty online, a wpłata wraca do systemu sama i widać ją przy zleceniu. Płatności częściowe rozliczasz na dokumencie, a monity po terminie wychodzą według szablonów. Zaakceptowana oferta zamienia się w zlecenie, a z wykonanego zlecenia wystawiasz fakturę z tymi samymi pozycjami — nikt nie przepisuje ich trzeci raz.
Co możesz zrobić dziś
Sprawdź, czy Twoja stawka pokrywa koszty. Bezpłatny kalkulator stawki roboczogodziny serwisu liczy ją z miesięcznych kosztów firmy, liczby techników i realnych godzin rozliczalnych — to podstawa każdej faktury, którą wystawisz.
Bez systemu: ustal jeden cennik w jednym pliku i zasadę, że technik wysyła do biura listę zużytych części tego samego dnia, choćby zdjęciem. To kończy dopisywanie z pamięci.
Jeśli chcesz sprawdzić, ile dni mija u Ciebie od zamknięcia roboty do faktury i gdzie ginie marża, umów bezpłatną diagnozę procesów.
Co w Serwis Pro domyka ten problem
Faktura z danych zlecenia, wysyłka do KSeF w strukturze FA(3) z UPO, link do zapłaty online.
Zaakceptowana oferta staje się zleceniem, a zlecenie fakturą z tymi samymi pozycjami.
Jeden cennik dla ofert i faktur; części odhaczone na wizycie od razu w koszcie zlecenia.
Minimalna stawka rentowna i sugerowana stawka z marżą — podstawa każdej faktury.
Częste pytania
Czy muszę mieć osobny program do faktur i KSeF?
Nie. Faktury wystawiasz w Serwis Pro z danych zlecenia i stąd wysyłasz do KSeF. Zestawienia dla księgowości pobierasz do XLSX, a przy podłączonej Fakturowni dokument wystawia się tam automatycznie.
Co jest potrzebne do wysyłki do KSeF?
Token wygenerowany w Aplikacji Podatnika Ministerstwa Finansów, wgrany raz w ustawieniach. Jest szyfrowany i niewidoczny po zapisaniu. Wysyłka idzie przez oficjalne API v2 w strukturze FA(3), a UPO jest pobierane i przechowywane przy fakturze.
Czy klient zapłaci online?
Tak. Do faktury generujesz link do zapłaty przez Przelewy24 albo Tpay, a po zaksięgowaniu wpłata sama pojawia się na dokumencie. Klient, który woli przelew tradycyjny, dostaje fakturę z numerem konta jak dotąd.
Czy fakturę da się wystawić z telefonu?
Widoki biurowe działają też na telefonie, więc fakturę z zamkniętego zlecenia da się wystawić z auta. Zwykle robi to jednak biuro albo właściciel, sprawdzając pozycje przed wysyłką do KSeF.
Co z częścią, której technik nie odhaczył?
Zużyte materiały odhacza się na zleceniu w telefonie, także bez zasięgu. Jeśli technik zapomni, biuro widzi na zleceniu protokół i zdjęcia, więc łatwiej to wychwycić niż z kartki. Sam system nie zgadnie, co zużyto.
Sprawdź w 2 minuty, czy to problem Twojej firmy
Zostaw imię i telefon, a w bezpłatnej diagnozie procesów przejdziemy drogę zlecenia w Twojej firmie i pokażemy, gdzie dokładnie ucieka czas przy temacie „Rozliczenie wizyty”. Bez prezentacji systemu, dopóki nie wiadomo, co ma rozwiązać.
Umów bezpłatną diagnozę tego problemuChcesz uporządkować cały proces, a nie tylko ten jeden element?
Zaczynamy od bezpłatnej diagnozy: przechodzimy przez drogę zlecenia w Twojej firmie i pokazujemy, gdzie ucieka czas. Dopiero potem rozmawiamy o systemie.
Diagnoza jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.
albo po prostu zostaw namiar