Nie wiecie, które zlecenia są rentowne i ile kosztuje przestój
Rentowność zleceń serwisowych zwykle jest znana na koniec roku, z rachunku zysków i strat, czyli wtedy, gdy nie da się już niczego zmienić. W ciągu roku decyzje o cenach, klientach i trasach zapadają na wrażeniu.
Poznasz to po tym, że…
- Pytanie „ile zarobiliśmy na przeglądach w tym kwartale” kończy się wieczorem w arkuszu.
- Nie wiecie, ile godzin w tygodniu ekipa jeździ, a ile pracuje.
- Stały klient, który „zawsze płaci”, płaci średnio po 40 dniach — i nikt tego nie liczy.
- Stawka roboczogodziny została ustalona lata temu i nikt nie sprawdzał, czy pokrywa koszty.
- Nie wiadomo, które urządzenia wracają najczęściej i na czyj koszt.
Skąd się to bierze
Dane są, ale w trzech miejscach: czas w głowach techników, koszty części w fakturach zakupu, przychód w programie księgowym. Raport pracy serwisantów wymaga zestawienia tych trzech źródeł, więc powstaje raz na kwartał albo wcale.
Drugi powód: koszt zlecenia nie jest liczony przy zleceniu. Części dopisuje się z pamięci, czas szacuje, a koszt dojazdu serwisu wchodzi do „kosztów ogólnych” i znika. Marża pojedynczego zlecenia jest nieznana, więc nieznana jest też marża klienta i typu pracy.
Trzeci: KPI serwisu nikt nie zdefiniował. Terminowość, zamknięcia za pierwszym razem, udział dojazdów w dniu pracy — to liczby, których nie ma, bo nikt nie odbija czasu i nie planuje wizyt w jednym miejscu.
Ile to kosztuje
Brak liczb kosztuje złe decyzje: nierentowny klient obsługiwany z priorytetem, stawka poniżej kosztów, trasy, które zjadają pół dnia. A dla klienta przemysłowego brak liczb kosztuje przestój maszyny, którego nie potrafi Ci wycenić — i którym trudno uzasadnić umowę serwisową.
Załóżmy, że firma ma 5 techników, a z ośmiu godzin dnia 3 to dojazd i przestój. Przy stawce 150 zł za godzinę sprzedawaną to 15 godzin dziennie, których nie ma na fakturach: 2 250 zł dziennie, około 47 000 zł miesięcznie potencjału. Nie odzyskasz wszystkiego, ale bez liczby nie odzyskasz nic. Po drugiej stronie: załóżmy linię produkcyjną, której godzina przestoju kosztuje klienta 2 000 zł — dwa dni czekania na serwis to 32 000 zł, argument za umową z czasem reakcji.
To założenia do podstawienia własnych danych. Kalkulator kosztu przestoju maszyny i kalkulator stawki roboczogodziny zrobią to w kilka minut.
Jak rozwiązuje to Serwis Pro
Przy każdym zleceniu jest zakładka rentowności: przychód, koszt materiałów po cenach magazynowych, koszt godzin po stawce firmowej i marża. Liczby przeliczają się same przy każdej zmianie materiału, czasu pracy i pozycji faktury — nikt ich nie wpisuje ręcznie. Tego samego rozbicia używają raporty przychodów i marż oraz rentowność klientów.
Raporty odpowiadają na pytania właściciela: analiza czasu rozbija wpisy technika na pracę, dojazd i przestój w godzinach i procentach; terminowość liczy wizyty rozpoczęte w oknie pół godziny od umówionej; wydajność techników zestawia liczbę zleceń, średni czas, ocenę klienta i zamknięcia za pierwszym razem; wiekowanie należności pokazuje, kto i od ilu dni zalega; awaryjność grupuje zgłoszenia po producencie i modelu. Każdy widok ma zakres dat i eksport do XLSX albo PDF.
Uczciwie: raport jest tak dobry, jak dane, które do niego wpadają. Analiza czasu wymaga, żeby technicy odbijali start i koniec pracy w telefonie, a terminowość — żeby wizyty były planowane w grafiku. Harmonogramu automatycznej wysyłki raportów nie ma; pobierasz je, gdy ich potrzebujesz. Dostęp mają właściciel i księgowość.
Co możesz zrobić dziś
Policz dwie liczby, których zwykle brakuje: stawkę roboczogodziny, która pokrywa koszty firmy przy realnych godzinach rozliczalnych, oraz koszt przestoju maszyny klienta z wartości produkcji na godzinę i kosztów stałych. Oba bezpłatne kalkulatory dają wynik, z którym możesz pójść do klienta albo do księgowej.
Bez systemu: przez dwa tygodnie technicy zapisują godzinę wyjazdu, przyjazdu i zakończenia pracy przy każdej wizycie. Udział dojazdów w dniu pracy wychodzi z tego prostym dzieleniem i zwykle zaskakuje.
Jeśli chcesz zobaczyć, które z Twoich liczb da się mieć z systemu od pierwszego miesiąca, a które wymagają zmiany nawyków w ekipie, umów bezpłatną diagnozę procesów.
Co w Serwis Pro domyka ten problem
Analiza czasu, terminowość, wydajność techników, należności i awaryjność — z zakresem dat i eksportem.
Rentowność każdego zlecenia liczona sama z przychodu, materiałów i godzin; wiekowanie należności.
Części odhaczone na wizycie wchodzą w koszt zlecenia po cenach magazynowych — bez tego marża jest szacunkiem.
Pełny koszt godziny stojącej maszyny — argument za umową serwisową z czasem reakcji.
Minimalna stawka rentowna z kosztów firmy i realnych godzin rozliczalnych.
Częste pytania
Skąd system wie, ile czasu zajął dojazd?
Z wpisów czasu w aplikacji technika: rozpoczęcie i zakończenie pracy, dojazdu oraz przerwy. Jeśli ekipa nie odbija czasu w telefonie, ten raport nie będzie miał z czego liczyć — i mówimy o tym przed wdrożeniem.
Czy zobaczę marżę na pojedynczym zleceniu?
Tak, w zakładce rentowności przy zleceniu: przychód z pozycji rozliczenia, koszt materiałów po cenach magazynowych, koszt godzin po stawce firmowej i wynikająca z nich marża. Liczby przeliczają się same przy każdej zmianie.
Czy raport pokaże, który klient zalega najdłużej?
Tak. Wiekowanie należności rozkłada niezapłacone faktury na koszyki opóźnienia, a lista przeterminowanych podaje klienta, termin, dni po czasie i kwotę, z przejściem do faktury i wysyłką przypomnienia z szablonu.
Czy raporty wysyłają się same co miesiąc?
Nie. Raport pobierasz ręcznie jako XLSX lub PDF, gdy go potrzebujesz. Widoki, z których korzystasz codziennie, zapisujesz i wracasz do nich jednym kliknięciem.
Kto ma dostęp do liczb?
Właściciel i osoba z rolą księgowości. Technicy i dyspozytorzy nie widzą raportów ani modułu finansów w menu.
Sprawdź w 2 minuty, czy to problem Twojej firmy
Zostaw imię i telefon, a w bezpłatnej diagnozie procesów przejdziemy drogę zlecenia w Twojej firmie i pokażemy, gdzie dokładnie ucieka czas przy temacie „Brak liczb”. Bez prezentacji systemu, dopóki nie wiadomo, co ma rozwiązać.
Umów bezpłatną diagnozę tego problemuChcesz uporządkować cały proces, a nie tylko ten jeden element?
Zaczynamy od bezpłatnej diagnozy: przechodzimy przez drogę zlecenia w Twojej firmie i pokazujemy, gdzie ucieka czas. Dopiero potem rozmawiamy o systemie.
Diagnoza jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.
albo po prostu zostaw namiar