Technicy jeżdżą na krzyż, a dyspozytor układa dzień od nowa
Grafik pracy serwisantów w arkuszu albo w głowie dyspozytora kończy się tak samo: dwie osoby obiecują tę samą godzinę, a technik jedzie przez całe miasto, mijając kolegę z wolnym oknem tuż obok.
Poznasz to po tym, że…
- Umówienie jednej wizyty to trzy telefony: do klienta, do technika i znowu do klienta.
- Dwóch techników pojawia się u tego samego klienta albo nikt nie pojawia się u drugiego.
- Robotę bierze ten, kto pierwszy odbierze, a nie ten, kto jest najbliżej.
- Dyspozytor po każdej awarii przestawia cały dzień od nowa i dzwoni po ekipie.
- Nikt nie wie, ile godzin w tygodniu ekipa jeździ, a ile pracuje.
Skąd się to bierze
Arkusz nie zna dostępności ludzi. Wpisujesz godzinę, która wygląda na wolną, ale technik ma tego dnia wolne od czternastej albo od rana jest w drugim końcu województwa. Grafik zleceń, który nie wynika z godzin pracy konkretnych osób, z definicji obiecuje rzeczy niemożliwe.
Przydział zleceń działa według zasady „kto pierwszy odbierze telefon”. Odległość liczy się intuicyjnie, zwykle od siedziby firmy, a o trzynastej technik nie startuje z bazy, tylko z adresu poprzedniego klienta. Stąd trasy na krzyż.
Planowanie tras serwisantów odbywa się dwa razy: rano na papierze i po południu w telefonie, kiedy przychodzi awaria. Każda zmiana wymaga obdzwonienia ludzi, bo nikt poza dyspozytorem nie widzi całości.
Ile to kosztuje
Koszt złego grafiku to głównie godziny, które nie są ani pracą, ani odpoczynkiem: dojazd. Do tego dochodzą podwójne rezerwacje, które kończą się pustym przejazdem, i czas dyspozytora na układanie dnia po raz drugi.
Załóżmy, że masz 5 techników, a każdy przez złe planowanie robi dziennie 40 kilometrów więcej, niż musiałby. To 200 km dziennie, około 4 000 km miesięcznie. Przy koszcie 1,20 zł za kilometr auta z paliwem to 4 800 zł, a przy 45 minutach straconych dziennie na osobę i stawce 60 zł za godzinę — kolejne 4 500 zł w miesiącu. Razem ponad 9 000 zł, które nie wchodzą na żadną fakturę.
To założenia do podstawienia własnych liczb. Kalkulator kosztu objazdu serwisowego zrobi to za Ciebie w minutę.
Jak rozwiązuje to Serwis Pro
Każdy technik raz ustawia swoją tygodniową dostępność, a system dzieli ją na okna. Termin wybiera się z listy wolnych okien, nie wpisuje ręcznie, a podwójnej rezerwacji pilnuje baza danych: okno zajęte albo termin poza siatką po prostu się nie zapisze. Tablica dyspozytorska pokazuje wszystkich techników naraz, w widoku dnia, trzech dni albo tygodnia, a zlecenia bez terminu czekają w puli obok — przeciągasz je na wolne okno.
Zarządzanie pracownikami w terenie zaczyna się od rejonów. Każdy technik ma przypisane obszary, które faktycznie obsługuje, a osoba bez pokrycia adresu nie pojawia się w propozycjach. Kilometry liczone są od poprzedniej wizyty tego dnia, nie od siedziby, i widać je przy każdym wolnym oknie. Kolejność decyzji jest jawna, a przy zleceniu zostaje zapisana podstawa wyboru.
Uczciwie: system nie układa kolejności całego dnia za dyspozytora i nie prowadzi nawigacji. Podpowiada osobę, pokazuje kilometry i pilnuje kolizji, a technik widzi wizyty na ekranie „Dziś” z adresem, notatkami dojazdowymi i przyciskiem nawigacji w telefonie.
Co możesz zrobić dziś
Policz, ile realnie kosztują Cię dojazdy. Kalkulator kosztu objazdu serwisowego bierze liczbę punktów na trasie, dystanse, czas obsługi i stawkę technika i pokazuje koszt jednej trasy oraz wydatek miesięczny. Wynik zwykle przekonuje szybciej niż każdy argument o systemie.
Bez systemu możesz od jutra podzielić miasto na rejony i przypisać je ludziom na stałe, a zgłoszenia przyjmować z pytaniem o kod pocztowy. To jedna zasada, która kończy większość tras na krzyż.
Jeśli chcesz zobaczyć, jak wyglądałby Twój dzień na tablicy z oknami dostępności, umów bezpłatną diagnozę procesów. Sprawdzimy, jak dziś umawiacie wizyty i gdzie powstają kolizje.
Co w Serwis Pro domyka ten problem
Okna z dostępności techników, pula zleceń i blokada podwójnej rezerwacji w bazie danych.
Rejony jako warunek i kilometry liczone od poprzedniej wizyty dnia, nie od siedziby.
Koszt jednej trasy i miesięczny wydatek na dojazdy z kilometrów, czasu i stawki technika.
Częste pytania
Czy system sam ułoży trasę technika na cały dzień?
Nie. Dobór technika uwzględnia odległość od poprzedniej wizyty i pokazuje kilometry przy każdym oknie, ale kolejność wizyt w dniu układa dyspozytor. Mapa zleceń pomaga zebrać kilka adresów z jednej okolicy w jeden wyjazd.
Co się dzieje, gdy przychodzi awaria w środku dnia?
Dyspozytor widzi na tablicy, kto ma jeszcze wolne okno i ile ma do adresu z miejsca, w którym będzie. Zlecenie przeciąga na okno wybranej osoby, a technik dostaje powiadomienie push na telefon. Nie trzeba obdzwaniać ekipy.
Czy technik widzi grafik w swoim telefonie?
Tak. Na małym ekranie tablica zamienia się w listę wizyt danej osoby, a zlecenia da się podpiąć do kalendarza w telefonie przez adres subskrypcji, bez przepisywania terminów.
Co, jeśli robota trwa dłużej niż jedno okno?
Rezerwuje się kolejne okna tej samej osoby. Grafik pokazuje wtedy uczciwie, że dzień technika jest zajęty tyle, ile praca faktycznie zajmie, zamiast udawać, że wszystko mieści się w godzinie.
Czy odległość liczy się po drogach?
W linii prostej między współrzędnymi adresów, w bazie danych. Liczba ma pomóc wybrać osobę, a nie zastąpić nawigację, którą technik i tak włącza w telefonie z karty zlecenia.
Sprawdź w 2 minuty, czy to problem Twojej firmy
Zostaw imię i telefon, a w bezpłatnej diagnozie procesów przejdziemy drogę zlecenia w Twojej firmie i pokażemy, gdzie dokładnie ucieka czas przy temacie „Grafik i dojazdy”. Bez prezentacji systemu, dopóki nie wiadomo, co ma rozwiązać.
Umów bezpłatną diagnozę tego problemuChcesz uporządkować cały proces, a nie tylko ten jeden element?
Zaczynamy od bezpłatnej diagnozy: przechodzimy przez drogę zlecenia w Twojej firmie i pokazujemy, gdzie ucieka czas. Dopiero potem rozmawiamy o systemie.
Diagnoza jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.
albo po prostu zostaw namiar